Ce este un proces? Un ghid care nu este plictisitor pentru oameni obișnuiți

Procesele sunt mult mai interesante decât ați crede la început. Nu este un fel de glumă – sunt interesante, jur. Dar ce este un proces?

Deși sunt definit la fel de o colecție de sarcini de lucru interconectate inițiate ca răspuns la un eveniment care atinge un rezultat specific , există o poveste de fundal care ne ajută să trecem peste tranchilizante corporative și să înțelegem ce este un proces și de ce contează procesele .

Mai întâi, câteva exemple de procese:

• Curățarea magazinului
• Găsirea unei adrese de e-mail
• Implementarea software-ului
• Profilarea clienților
• Incorporarea unui nou angajat
• Planificând o nuntă

Dar de ce sunt acele procese? De ce nu sunt doar slujbe de făcut? Ideea este că atunci când oficializați un proces, vă gândiți la fluxul de lucru având în vedere productivitate și îl face mai ușor de executat și optimizat.

cum se conectează airpod-urile la suprafața Microsoft

Primul proces de afaceri

Cea mai veche definiție cunoscută a unui proces de afaceri vine de la economistul scoțian Adam smith . Descompunându-și ideea la cele mai simple elemente, în 1776 el descris un proces de afaceri implementat într-o fabrică de ace teoretică, care implică 18 persoane separate pentru a realiza un ac:

Un om scoate firul, altul îl îndreaptă, al treilea îl taie, al patrulea îl îndreaptă, al cincilea îl macină în vârf pentru a primi capul: a face capul necesită două sau trei operații distincte: a-l pune este un o afacere specială, albirea acelor este o altă... iar afacerea importantă de a face un ac este, în acest fel, împărțită în aproximativ optsprezece operațiuni distincte, care în unele fabrici sunt toate efectuate de mâini distincte, deși în altele același om va face cândva. executa două sau trei dintre ele.

De ce ar trebui să ne pese de câți oameni sunt necesari pentru a face ace sau de câți pași sunt în proces? Ei bine, Smith a găsit asta prin crearea unui proces și atribuirea pașilor unor specialiști individuali, productivitatea a crescut 24.000% .

Funcționarea unei fabrici de ace din secolul al XVIII-lea și imaginea care l-a inspirat pe Adam Smith să scrie prima definiție a unui proces de afaceri.

Folosind procese pentru a lucra de 5 ori mai rapid

Un proces este necesar pentru diviziunea muncii, deoarece sarcina nu mai este doar în capul unei persoane.

Inginerul de pin full-stack ar putea fi o persoană excelentă pentru a scrie procesul, dar nu ar trebui să-l ruleze de la început până la sfârșit singur - lucrarea este de 240 de ori mai eficientă atunci când este împărțită între specialiștii în pin: persoana care taie firele de pin. toată ziua este mai puțin greșită decât maestrul meșter de pin solo. Să nu mai vorbim despre ace.

Într-o dimineață de iarnă din 1907, Henry Ford l-a luat pe Charles E. Sorensen la Uzina Piquette Avenue , o clădire goală din Detroit care avea să devină locul de naștere al primei mașini la prețuri accesibile din America produsă în serie. Vom începe o slujbă complet nouă, i-a spus șefului de producție.

Uzina Piquette Avenue din Detroit, Michigan. Site-ul celei mai influente implementări de procese de afaceri din lume.

Ford și-a explicat ideea pentru un nou proces. În loc ca un singur artizan să creeze un produs singur, toată lumea a fost învățată să facă una dintre cele 84 de lucrări simple și repetitive. Cu această nouă abordare a proceselor, Ford a redus timpul de producție al Modelul T scade de la 12,5 ore la 2,5 ore.

Nu numai că a fost un triumf pentru contul bancar al Ford, a fost unul dintre cele mai revoluționare momente care au avut loc vreodată, nu doar în istoria mașinilor sau a producției, ci și în întreaga istorie a afacerilor.

Cele trei tipuri de procese de care fiecare afacere are nevoie

Tu stii asta procesele sunt un set de instrucțiuni logice care trebuie executate de la început până la sfârșit , dar știați că există trei tipuri de procese? Acestea sunt:

• Procese de management
• Procese operaționale
• Procese de sprijin

Procese de management

Procesele de management nu sunt atât de concentrate pe luarea unei sarcini de la început până la sfârșit, pe cât sunt concentrate pe planificarea și proiectarea viitorului operațiunilor companiei.

Un exemplu de proces de management ar putea fi un CEO care planifică cel mai bine cum să organizeze timpul și energia echipei de marketing pentru o campanie de lansare de PR. Partea de proces ar fi alocarea resurselor, definirea intervalelor de timp și verificarea faptului că sistemele sunt la locul lor și sunt optimizate.

Procese operaționale

Procesele operaționale se referă la procesul dvs. de afaceri de bază. Dacă sunteți o companie de tricouri, unul dintre procesele operaționale principale este preluarea comenzilor prin telefon. Un altul ar fi scoaterea tricourilor fabricate pentru a fi expediate.

schimba motorul de căutare prestabilit

Indiferent de ceea ce face afacerea dvs. în esență, ar trebui să existe procese etanșe pentru a face afacerea dvs. scalabilă și eficientă.

Procese de sprijin

Surpriză surpriză — procesele de sprijin sprijină procesele de management și operaționale. Compania se bazează pe aceste procese pentru a susține planificare și face părți ale afacerii. Sunt procese precum suportul tehnologic, integrarea angajaților sau angajarea unui stagiar.

Deși acestea nu sunt ceea ce face compania pentru a câștiga bani, ele facilitează principalul flux de venituri și fac astfel încât procesele de management să aibă ceva de gestionat și procesele operaționale să fie cât mai lipsite de fricțiuni.

Anatomia unui proces

Când un proces este documentat pe hârtie (sau, sperăm, digital), se realizează sub forma unui document de procedură de operare standard. Deși nu sunt genul de lucruri pe care ar trebui să le citești într-un zbor de 18 ore, ele fac procesele mult mai ușor de înțeles, distribuit, predat și optimizat.

Un SOP poate conține:

• Un antet cu titlul, data, autorul și ID-ul
• O listă pas cu pas de instrucțiuni
• Echipa sau individul responsabil cu executarea fiecărei sarcini
• Resursele (echipamente, bani, timp, echipe de sprijin) de care va avea nevoie utilizatorul
• Referiri la alte POS

De obicei, întreprinderile și organismele guvernamentale vor crea documentație complexă a POS. Clic Aici pentru un exemplu de document introductiv la un set de SOP-uri create de General Electric pentru angajații care lucrează cu sisteme controlate UNICORN. Veți observa că există un tabel cu numere de cod și desemnări SOP, precum și explicații ale terminologiei.

Obțineți un extras dintr-un SOP real pentru achiziționarea unui vehicul Aici . Din nou, este foarte amănunțit și folosește același stil pe care îl folosesc multe companii pentru a se asigura că POS este etanș.

… Dar uneori, un POS nu va fi atât de complicat.

Companiile mai mici scriu procese eficiente care doar duc la bun sfârșit treaba și este mai puțin nevoie de autor și ID-ul SOP atunci când sunt scrise cu software-ul SOP care le va crea manual. Același lucru este valabil și pentru secțiunea referințe, care se face acum cu hyperlinkuri. Mai jos este un SOP simplu creat de Process Street:

Problemele proceselor se rezolvă

În The Checklist Manifesto — o carte pe care nu ne putem opri din vorbit despre — Atul Gawande vorbește despre modul în care a implementat un proces de siguranță la spitalul Johns Hopkins.

Părea simplu și nu era la fel de cool ca celelalte idei pe care le aveau, cum ar fi chirurgia robotică. Dar, în realitate, a fost cel mai eficient instrument care ar fi putut fi implementat și a fost doar o foaie de hârtie.

Chestionat după implementarea listei de verificare, 78% din personalul medical din spital au spus că au observat că lista de verificare previne o eroare. Și, dovada supremă: 93% dintre chirurgi ar dori ca lista de verificare să fie folosită pe ei dacă s-ar afla în sala de operație, supuși unei intervenții chirurgicale.

Acesta este procesul:

Acest exemplu următor este unul mai tangibil, mai dezastruos.

În dimineața celei mai fierbinți zi a anului – 17 iulie 1865 – două trenuri pline în mare parte cu copii s-au ciocnit în Whitemarsh Township, Pennsylvania, ucigând aproximativ 60 de persoane și rănind peste 100.

O pictură cu Marea epavă a trenului din 1856 de către un artist necunoscut

Cauza? Wikipedia o are enumerate ca „eroare umană”.

Trenurile trăgeau mult mai multe vagoane decât puteau face față, ceea ce înseamnă că șoferii trebuiau să se oprească periodic pentru a recăpăta presiunea motorului de care aveau nevoie pentru a continua. Cu acest comportament neregulat, trenul nu a fost în program și nu a comunicat asta gărilor din jur.

Șoferul a crezut că ar putea recupera timpul pierdut și să respecte programul, așa că a împușcat motorul, mergând pe o pistă alternativă și gândindu-se că va fi departe de Aramingo , un alt tren care iese din Wissahickon cam în același timp.

Într-o curbă oarbă, cazanele celor două trenuri au impactat și au provocat o explozie auzită până la 5 mile distanță. Cele trei vagoane cele mai apropiate de cazane au fost aruncate în așchii, iar restul au luat foc și au deraiat.

sterge comentariul in word

Ca răspuns la acest dezastru, Calea ferată North Pennsylvania și-au ajustat procesele. Aceștia au decis că niciun tren care circulă în două direcții nu va împărți aceeași cale, iar comunicarea prin telegramă cu stațiile din apropiere a fost făcută obligatorie.

Utilizarea proceselor în afacerea dvs

În zilele noastre, întreprinderile nu așteaptă (de obicei) până când se produce un eșec catastrofal înainte de a se gândi la procese. Dacă nu utilizați formal procese, nu este niciodată prea devreme.

Obțineți un cont gratuit Process Street și începeți să creați procese, să vă sistematizați afacerea și să împărțiți sarcinile. După cum am văzut, procesele pot crește productivitatea cu 24.000%.

obține Ghidul complet pentru managementul proceselor de afaceri

Echipa ta pierde termenele limită din cauza responsabilităților incerte?

Noii angajați durează prea mult să se îmbarce și să se antreneze?

Companiile care implementează procese au o rată de succes cu 280% mai mare pe proiectele lor (95%) față de cei care nu o fac (25%).

Începeți să reduceți costurile în mai puțin de o săptămână prin sistematizarea muncii echipei dvs., spărgând blocajele și eliminând timpul și efortul pierdut.

Ce este în carte?

• Ce este un proces? Un ghid care nu este plictisitor pentru oameni obișnuiți
• Cum vă protejează procesele afacerea împotriva prăbușirii și arderii
• De ce normalizarea deviantei vă dăunează companiei
• Ce este managementul proceselor de afaceri? O introducere cu adevărat simplă
• Analiza procesului de afaceri (fără căscatul care rupe falca)
• De ce ar trebui să vă deranjați cu modelarea proceselor de afaceri
• Cum să comutați la software-ul BPM atunci când utilizați doar hârtie
• Reinginerirea proceselor de afaceri: Ce să faci dacă afacerea ta eșuează
• Este externalizarea proceselor de afaceri relevantă pentru afacerea dvs. mică?