Când am început să lucrez în lumea corporativă, a existat un termen care am observat că a fost folosit foarte mult: BizOps .
Ce naiba este BizOps?? Și de ce există un întreg departament pentru asta? Ce fac ei??
Era un mister faptul că în cele din urmă a trebuit să mă uit în sus pentru a nu părea la fel de ignorant precum eram pentru colegii mei.
Pentru cei dintre voi care trec prin aceeași luptă, BizOps este prescurtarea de la operațiuni de afaceri și sunt incredibil de importante pentru o afacere.
Lasă-mă să te ghidez prin asta.
Ce sunt operațiunile de afaceri?
Operațiunile de afaceri au o sferă destul de largă. Practic, implică fiecare parte a unei afaceri care o menține să funcționeze și să obțină profit.
Sunt acele sarcini de zi cu zi care fac totul să funcționeze fără probleme. Nu există o abordare unică pentru operațiunile de afaceri, deoarece fiecare companie este diferită.
Va arăta total diferit între a companie financiară și o companie de producție, de exemplu. Va arăta chiar diferit între comercianți cu amănuntul, dacă aceștia sunt concreti sau online.
Dar nu vă faceți griji. Elementele de bază ale operațiunilor de afaceri sunt universale, așa că haideți să vorbim despre ele.
Elemente ale operațiunilor comerciale
Există patru elemente care alcătuiesc operațiunile de afaceri care nu se schimbă de la industrie la industrie. Ei sunt pur și simplu adaptate în moduri proprii unice .
Locație
Toate companiile noi trebuie să aleagă o locație în care vor opera. Indiferent dacă este vorba de o zonă îndepărtată, de un grădinar din centrul orașului sau de o fabrică de producție rurală, importanța deciziei rămâne aceeași.
Și această decizie, crezi sau nu, face parte din operațiunile de afaceri. Afectează totul de la:
mac microsoft word recupera document nesalvat
- Bazinul de clienți disponibili
- Depozitarea fizică
- Aspectul companiei
- Parcare angajat
Este, în esență, cel mai elementar element de bază al operațiunilor dvs. de afaceri.
Cum vă așteptați să funcționeze fără probleme dacă aveți sute de angajați care caută parcare în fiecare zi? Sau nu este suficient spațiu pentru a stoca documente și produse?
Pur și simplu nu vor.
Tehnologie
Tehnologia este o parte masivă a operațiunilor de afaceri. Și include totul, de la echipamente din fabrică la software de urmărire a stocurilor. Literal, orice tehnologie pe care o utilizați pentru a vă conduce compania face parte din operațiunile de afaceri.
Este important să înțelegeți ce tehnologie este importantă pentru a eficientiza operațiunile și pentru a rămâne la curent cu toate progresele tehnologice. Astfel, poți rămâne mereu competitiv.
Angajatii
Nu ești nimic fără angajații tăi. Piatra de temelie a oricărei afaceri este să vă dați seama de ce angajați aveți nevoie, de câți și dacă ar trebui să fie full-time, part-time sau contractați.
Cheia unei bune operațiuni de afaceri este construirea unui grup bine echilibrat de talente. Trebuie să găsești punctul ideal de a avea destui angajați pentru a menține operațiunile să funcționeze fără probleme, fără a-i angaja excesiv sau a-i suprasolicita.
Nu este ușor, dar poate schimba cu adevărat jocul pentru companii.
Procesele
Nu în ultimul rând, procesele. Având în vedere că compania pentru care lucrez se numește Process Street, este sigur să spun că aceasta este favorită.
Procesele dumneavoastră sunt sarcinile recurente care mențin afacerile pe linia de plutire. Acestea sunt lucruri precum:
- Integrarea angajaților
- Facturare
- Cercetare de piata
- Recrutare
- Depunerea reclamațiilor clienților
- Fabricarea unui produs
Obtii poza. Aceste procese mai mici, de zi cu zi, sunt esențiale pentru conducerea unei afaceri de succes, dar numai dacă sunt bine realizate.
S-ar putea argumenta că acesta este cel mai important aspect al operațiunilor de afaceri, deoarece este ceea ce face lucrurile în mișcare. Dacă v-ați străduit să vă îmbunătățiți operațiunile de afaceri, este înțelept să începeți prin a vă examina procesele pentru a găsi ineficiențe.
Exemple de operațiuni de afaceri
Elementele operațiunilor de afaceri sunt bune și toate, dar cum arată, de fapt, în practică? Aici sunt cateva exemple:
Resurse umane
HR este responsabil de toate operațiunile legate de ciclul de viață al angajaților, inclusiv:
- Recrutare
- La imbarcare
- Managementul performantei
- Offboarding
Și totul între ele.
Dacă echipa de HR nu poate optimiza aceste operațiuni, aceasta poate avea consecințe majore asupra fondului de talente al unei companii. O bună integrare are potențialul de a crește reținerea angajaților prin până la 82%. Asta e major!
Pentru a optimiza operațiunile de resurse umane, sarcinile zilnice pot include lucruri precum căutarea modalităților de îmbunătățire a satisfacției angajaților și crearea de noi procese de integrare. Deși diferite, ambele sunt importante pentru operațiunile de afaceri.
Marketing
Nu poți vinde ceva fără marketing, nu? Toate procesele recurente pe care le are echipa dvs. de marketing pentru a face cunoscute despre produsul sau serviciul dvs. intră sub umbrela operațiunilor de afaceri.
Dar nu vorbesc doar despre campaniile strălucitoare pe care le fac sau despre postările prietenoase cu SEO pe care le scriu. Vorbesc și despre părțile backend ale marketingului. Pentru că un proces bine stabilit pentru aprobarea materialelor de marketing este la fel de important ca și materialele în sine. Operațiunile decurg mai bine atunci când există aprobări și, prin urmare, responsabilitate.
Specialiștii în marketing sunt, de asemenea, responsabili pentru colectarea de informații de piață bine cercetate, o sarcină zilnică care poate face o diferență masivă pentru profiturile unei companii. Deci, dacă nu este făcut bine, poate costa mai mult decât merită.
Vânzări
Operațiunile de afaceri în vânzări se referă la a vă asigura că echipa de vânzări are maximum de timp pe zi pentru a încerca să facă o vânzare.
Dacă reprezentanții de vânzări trebuie să petreacă prea mult timp înregistrând informații sau creând strategii de vânzări, atunci acesta este un exemplu de operațiuni de afaceri slabe.
Dar asigurarea faptului că toate procesele care se desfășoară în culisele întâlnirilor de vânzări și apelurilor la rece se desfășoară fără probleme înseamnă că reprezentanții tăi pot petrece cât mai mult timp cu un client pentru a construi relații și a bloca o vânzare. Aceasta, la rândul său, crește profiturile și este un exemplu de operațiuni de afaceri bune.
Pentru a realiza acest lucru, poate doriți să luați în considerare lucruri precum fluxurile de lucru automatizate pentru a economisi timp echipei de vânzări . Aceasta se leagă de utilizarea tehnologiei pentru a vă îmbunătăți operațiunile de afaceri.
Finanţa
Aceasta acoperă tot ceea ce are de-a face cu finanțele unei companii, împreună cu luarea deciziilor financiare.
Aceasta este probabil cea mai sensibilă dintre toate, deoarece o gafă ar putea ruina o afacere pentru totdeauna. Pentru aceste operațiuni de afaceri, nu este vorba despre operarea eficientă, ci despre funcționarea corectă.
Ca atare, sarcinile lor zilnice includ lucruri precum:
- Crearea de strategii de investiții
- Gestionarea tranzacțiilor
- Facem salarizare
- Realizarea de rapoarte financiare
- Auditul
La fel ca marketingul, toate procesele enumerate mai sus ar trebui să vină cu un sub-proces care să aprobe fiecare dintre ele pentru a evita erorile. Fără el, este doar o chestiune de timp până când cineva face o greșeală care costă o companie mult timp și bani.
Produs
Dintre cele cinci exemple ale noastre, acesta este cel mai amplu, deoarece acoperă totul, de la realizarea unui produs real până la echipa de produs.
Scopul operațiunilor în ceea ce privește produsul este acela de a se asigura că echipa de produs are toate informațiile de care au nevoie (buget, raportare etc.) pentru a veni cu îmbunătățiri ale produsului pe baza feedback-ului clienților. La rândul său, echipa de produs prezintă aceste modificări echipei însărcinate cu realizarea produsului.
Pentru a realiza acest lucru, ar trebui stabilite procese recurente pentru a se asigura că echipa de produs primește întotdeauna informații noi de la alte echipe atunci când apar. Fără acest lucru, echipa de produse nu își poate face treaba în mod corespunzător. Și dacă acesta este cazul, produsul nu se poate îmbunătăți, ceea ce poate afecta vânzările.
Cele mai bune practici pentru operațiunile de afaceri
Dacă nu este clar până acum, operațiunile de afaceri sunt toate interconectate. Dacă un departament eșuează în operațiunile sale, acesta poate avea un efect de domino asupra altor departamente. De aceea, trebuie să adoptați cele mai bune practici pentru operațiunile de afaceri la nivel global, astfel încât organizația dvs. să poată funcționa ca o mașină bine unsă.
Eficientizarea proceselor
Operațiunile nu sunt nimic fără procese. Procesele sunt elementele de bază care alcătuiesc operațiunile bune. Dacă vă eficientizați procesele, vă eficientizați automat operațiunile.
Există mai multe lucruri pe care le puteți face pentru ca acest lucru să se întâmple.
- Căutați ineficiențe în procesele curente
- Analizați rezultatele
- Automatizați sarcinile recurente
- Obțineți feedback-ul angajaților
- Faceți ajustări
Automatizarea sarcinilor recurente este una importantă, deoarece vă scutește echipa de a face o muncă ușoară care necesită mult timp. Timp pe care l-ar putea petrece pentru sarcini mai valoroase.
Utilizarea software-ului de proces de afaceri este o modalitate excelentă de a automatiza acele sarcini și de a reduce ineficiența generală a proceselor. Deși majoritatea costă bani, este o investiție demnă, deoarece, în cele din urmă, economisește mai mulți bani decât cheltuiți prin îmbunătățirea operațiunilor generale.
A masura performanta
Vino cu obiective realiste și măsurabile pentru afacerea ta. Făcând acest lucru, puteți analiza mai ușor performanța. De asemenea, vă va permite să identificați zonele specifice care necesită îmbunătățiri. Ce departamente încetinesc operațiunile și de ce?
Aceste obiective ar trebui să fie specifice. Dacă scopul tău este să obții mai mult profit în trimestrul următor, nu vei putea măsura prea multe din asta. Dar dacă obiectivul tău este să crești profiturile cu 10%, atunci poți împărtăși acel număr cu angajații tăi și ei știu spre ce să lucreze.
Dacă nu îndepliniți acest obiectiv, puteți merge la fiecare departament și vorbiți cu el despre operațiunile lor pentru a afla problema.
Urmărește tendințele
Unul dintre cele mai rele lucruri pe care le poți face este să stai în operațiunile tale. Întreaga atitudine dacă-n-a-s-a stricat-nu-o-repara. Poate se aplică anumitor situații, dar nu și operațiunilor de afaceri.
Tendințele pot include schimbări în piață și industrie, noi tehnologii, noi legi și schimbări în economie. Pentru a rămâne competitiv, trebuie să fii în fruntea lor și să fii deschis să faci schimbări.
O numim politica de îmbunătățire continuă. Nu te mulțumi niciodată și nu crezi că ceea ce faci este suficient de bun. Există întotdeauna îmbunătățiri care ar putea fi făcute. Urmărește noile tendințe și ascultă feedback-ul clienților și angajaților tăi pentru a te asigura că nu devii următorul K-Mart .
Utilizați datele pentru a lua decizii
În cele din urmă, trebuie să ai încredere în date și să le folosești pentru a lua decizii. Oricât de mult dorim să luăm decizii pe baza sentimentelor noastre sau a rezultatelor anterioare, acestea nu sunt întotdeauna cei mai buni indicatori ai direcției în care ar trebui să mergem.
Majoritatea software-ului de management al proceselor de afaceri vine cu o funcție de analiză și raportare care vă permite să analizați valorile tuturor proceselor utilizate. Acesta este un loc minunat de a începe când căutați date.
Tot aici revin tendințele în joc. Privind lucruri precum inflația, noile politici locale și sondajele din industrie vă poate spune ce ajustări trebuie să faceți pentru a îmbunătăți operațiunile.
Combină cele două seturi de date și vei fi de neoprit!
Inca un lucru
Deoarece operațiunile de afaceri sunt un termen atât de larg, poate fi dificil să știi de unde să începi dacă ești interesat să-l îmbunătățești.
Nu vă faceți griji, faceți totul pas câte un pas. Puteți începe pur și simplu prin a nota toate procesele diferite utilizate în fiecare departament. De acolo, mergeți la șefii de departament și obțineți informații despre modul în care procesele rulează în prezent.
După aceea, ar trebui să înceapă să devină clar care sunt domeniile pe care trebuie să le îmbunătățiți pentru a avea cele mai optimizate operațiuni de afaceri. Nu vă lăsați intimidați. O poți face!
