Prezentare generală a fluxului de lucru SharePoint
Fluxul de lucru SharePoint poate simplifica procesele de afaceri prin automatizare. Ajută la urmărirea procedurilor, la gestionarea resurselor și la transferul de cunoștințe. Sunt disponibile fluxuri de lucru preconstruite, cum ar fi procesele de aprobare și gestionarea cererilor. Dar personalizarea fluxurilor de lucru cu Power Automate poate ajuta organizațiile să obțină și mai multe rezultate.
Pentru a crea un flux de lucru în SharePoint:
- Accesați site-ul la care doriți să adăugați fluxul de lucru.
- Navigați la pagina de setări a site-ului.
- Selectați „funcții site” din meniul „acțiuni site”.
- Faceți clic pe „Creați un flux de lucru în designerul SharePoint”.
SharePoint Designer vă permite să personalizați vizual aspectele unui flux de lucru. Urmăriți condițiile care pornesc fluxul de lucru și atribuiți sarcini unor persoane responsabile. Pentru a profita la maximum de automatizare, utilizați șabloanele Power Automate pentru a simplifica procesele.
Ușurează fluxul de lucru cu aceste sfaturi de configurare SharePoint!
Configurarea unui flux de lucru în SharePoint
Pentru a configura un flux de lucru în SharePoint cu obiective definite și proces și participanți identificați, trebuie să urmați pașii potriviți. În această secțiune, vom discuta pe scurt sub-secțiunile privind definirea obiectivelor pentru fluxul de lucru, identificarea procesului și a participanților, proiectarea pașilor și acțiunilor fluxului de lucru și crearea șabloanelor de flux de lucru. Acești pași vor oferi o soluție cuprinzătoare pentru crearea unui flux de lucru în SharePoint.
Definirea obiectivelor pentru fluxul de lucru
Pentru a asigura succesul în SharePoint , obiectivele trebuie clar definite. Obiectivele trebuie să fie realiste și să se concentreze pe nevoile organizației. Implicați utilizatorii finali de la început în definirea KPI-urilor sau a altor măsuri de succes. În plus, siguranță și securitate trebuie luate în considerare.
Sfat pro: Asigurați-vă că toate părțile interesate sunt implicate în stabilirea obiectivelor pentru a obține acceptarea și pentru a menține toată lumea pe drumul cel bun. Îmbunătățiți munca detectivului în fluxul de lucru SharePoint !
Identificarea procesului și a participanților
Identificați procesul și participanții pentru ca fluxul de lucru să funcționeze fără probleme în SharePoint. Determinați pașii necesari și cine va face parte din fiecare etapă. O bună comunicare cu toți cei implicați va îmbunătăți procesul, va reduce erorile și va crea responsabilitate.
Pași cheie pentru a realiza acest lucru:
- Atribuiți roluri și responsabilități.
- Implicați părțile interesate, astfel încât toată lumea să-și cunoască sarcinile și să poată contribui.
- Configurați un cadru pentru a urmări reperele și pentru a măsura progresul.
Examinați fluxul de lucru în mod regulat. Validați procesul și căutați oportunități de îmbunătățire. Evaluările supraveghetorilor arată transparență între angajați.
Pentru succes:
- Identifica procesul și participanții
- Atribuiți roluri și responsabilități
- Urmăriți reperele și să implice părțile interesate în crearea și revizuirea proceselor
Obțineți secvența perfectă de acțiuni cu un ghid pas cu pas.
Proiectarea pașilor și acțiunilor fluxului de lucru
Când proiectați un flux de lucru, definiți obiectivul și determinați rezultatul dorit . Apoi identificați sarcinile individuale și cine va fi responsabil pentru ele. Descrieți aprobările, recenziile și notificările la fiecare pas. Construiți și testați fluxul de lucru .
Ține minte că resurse, termene și riscuri toate influențează designul. Am ajutat un client cu procese manuale ineficiente în departamentul său de contabilitate, creând fluxuri de lucru adaptate nevoilor sale. Acest lucru a economisit timp și bani, cu o precizie sporită în fiecare etapă – rezultând mii de dolari economisiți pe an! Deci, să trecem la organizare – este timpul să fii un expert pentru fluxul de lucru!
Crearea de șabloane de flux de lucru
Crearea șabloanelor de flux de lucru este un lucru obligatoriu pentru fiecare administrator SharePoint. Automatizează procesele, economisind timp și sporind eficiența. Iată ce trebuie făcut:
fierbinte pentru a compara documente cu două cuvinte
- Accesați Acțiuni site> Setări site> Șabloane site.
- Faceți clic pe Creare din șablonul de site existent și selectați Proces de flux de lucru.
- Completați detalii precum Nume, Descriere și Nume grup. Apoi faceți clic pe Ok.
- Personalizați șablonul adăugând condiții sau acțiuni.
- Publicați șablonul și utilizați-l pe mai multe site-uri.
Rețineți că crearea unui șablon de flux de lucru necesită o înțelegere tehnică SharePoint Designer sau Visual Studio . Dar, există o mulțime de resurse online cu îndrumări pas cu pas.
SharePoint are, de asemenea, o funcție excelentă în care utilizatorii pot urmăriți modificările documentului . Când o nouă versiune a unui fișier este salvată într-o bibliotecă sau listă aprobată, a Notificare de actualizare prin e-mail a șablonului de flux de lucru este trimis utilizatorilor selectați.
În 2013, Microsoft a făcut și mai ușor implementarea proceselor automate cu Fluxuri de lucru reutilizabile . Acest lucru face crearea de șabloane de flux de lucru mai scalabilă și reduce sarcinile administratorilor.
Pornirea unui flux de lucru în SharePoint este ca și cum ați demara sarcini automate cu o mașină bine unsă!
Pornirea unui flux de lucru în SharePoint
Pentru a începe un flux de lucru în SharePoint cu sub-secțiunile de lansare, monitorizare și urmărire a progresului și gestionarea excepțiilor și erorilor, urmați acești pași. Mai întâi, lansați un flux de lucru folosind opțiunile de meniu SharePoint. Odată lansat, urmăriți progresul folosind funcția de monitorizare și urmărire. În cele din urmă, fiți pregătit să gestionați orice excepții sau erori care pot apărea în timpul procesului.
Lansarea unui flux de lucru
Lansarea unui flux de lucru în SharePoint este o modalitate ușoară de a automatiza sarcinile obositoare! Iată 5 pași simpli pentru a începe:
- Deschideți site-ul SharePoint unde ar trebui să fie lansat fluxul de lucru
- Accesați lista sau biblioteca care conține documentele la care trebuie lucrat
- Faceți clic pe „Flux de lucru” din meniul panglică și apoi pe „Adăugați un flux de lucru”
- Alegeți un șablon, personalizați-l și configurați-l pentru a se potrivi nevoilor dvs
- Examinați setările și faceți clic pe „Finish” când ați terminat
SharePoint se remarcă prin capacitatea sa de a personaliza fluxurile de lucru pentru a se potrivi cerințelor unice ale afacerii! În plus, utilizatorii non-tehnici pot lansa cu ușurință fluxuri de lucru cu funcții ușor de utilizat.
Introducerea fluxurilor de lucru în SharePoint are a revoluționat modul în care funcționează întreprinderile . Această integrare are organizațiile împuternicite să preia controlul proceselor lor, conducând la o productivitate mai bună și profituri îmbunătățite. Automatizarea sarcinilor îi eliberează și pe angajați să se concentreze asupra funcțiilor de bază ale afacerii, rezultând rezultate mai bune. Ignorarea progresului fluxului de lucru este ca și cum a conduce cu o bandă la ochi – este o rețetă pentru dezastru!
Monitorizarea și urmărirea progresului fluxului de lucru
Este esențial să urmăriți îndeaproape fluxul de lucru SharePoint pentru a vă asigura că totul merge bine. Nu lăsați sarcinile sau termenele limită să treacă și să încetinească procesul. Încercați aceste sfaturi pentru a monitoriza și urmări progresul fluxului de lucru:
- Primiți notificări prin e-mail când sarcinile sunt date sau terminate.
- Aruncă o privire la Lista de activități pentru fluxul de lucru pentru sarcinile atribuite și stările acestora.
- Personalizați vizualizările pe SharePoint pentru a ține evidența sarcinilor cu filtre.
- Construiți un tablou de bord cu KPI, cum ar fi rata de finalizare, rata de restante etc.
- Exportați datele din listele SharePoint în CSV pentru analize ulterioare.
Mai mult, consultați istoricul fluxului de lucru pentru a înțelege modul în care fiecare mișcare afectează procesul. Cu monitorizarea în timp real, puteți identifica rapid problemele sau blocajele. Țineți cont de aceste sfaturi atunci când începeți un nou flux de lucru pe SharePoint.
S-a raportat că Microsoft SharePoint este utilizat de majoritatea companiilor din America . Problemele legate de fluxul de lucru pot fi o piedică – dar le puteți depăși cu o manipulare adecvată!
Gestionarea excepțiilor și erorilor fluxului de lucru
Atunci când apar excepții și erori ale fluxului de lucru, metodele rapide și strategice sunt esențiale pentru eficiența procesului. Aici este Ghid în 6 pași pentru a le gestiona :
- Examinați rapoartele de stare a fluxului de lucru pentru a identifica sursa problemei.
- Întrerupeți fluxul de lucru dacă trebuie făcute modificările necesare.
- Editați fluxul de lucru pentru a remedia orice probleme.
- Reporniți fluxul de lucru modificat pentru a vedea dacă funcționează fără probleme.
- Verificați jurnalele nou generate dacă mai există probleme.
- Căutați ajutor de la echipa de asistență IT dacă nimic altceva nu funcționează sau luați în considerare revenirea la o versiune anterioară a fluxului de lucru.
Chiar și puține excepții sau erori se pot acumula în timp și pot cauza întârzieri. Deci, înțelegerea detaliată a fiecărei probleme este cheia pentru reducerea acestora.
Echipele Microsoft s-au confruntat cu probleme în fluxurile lor de lucru cu câțiva ani în urmă. Ei au identificat firele necomandate de-a lungul timpului ca sursă. Au folosit tehnici similare celor de mai sus și au rezolvat problema. Înțelegând aceste probleme și luând măsuri rapide, putem economisi timp și putem asigura o mai bună acuratețe.
Sunteți gata să personalizați fluxurile de lucru SharePoint? Pune-ți costumul de putere și treci la afaceri!
Personalizarea fluxurilor de lucru în SharePoint
Pentru a personaliza cu ușurință fluxurile de lucru în SharePoint, utilizarea designerului vizual, extinderea fluxurilor de lucru cu designerul SharePoint și integrarea fluxurilor de lucru cu aplicații terțe sunt soluțiile pentru dvs. Aceste subsecțiuni vă vor ajuta în personalizările fluxului de lucru, oferindu-vă posibilitatea de a extinde fluxurile de lucru și de a le conecta cu alte aplicații pentru o eficiență mai bună, fără nicio bătaie de cap.
Utilizarea Visual Designer pentru personalizări ale fluxului de lucru
Visual Designer din SharePoint vă permite să personalizați fluxurile de lucru pentru a automatiza procesele de afaceri. Ofera trageți și plasați caracteristici pentru a adăuga acțiuni, condiții și bucle. Puteți personaliza fluxurile de lucru standard sau puteți crea propriile dvs.
Personalizarea permite companiilor să-și satisfacă nevoile unice. Puteți face un formular de sarcină personalizat cu Formulare InfoPath sau HTML , oferind mai mult control asupra introducerii utilizatorului. La care se adauga, notificări prin email poate fi configurat pentru finalizarea procesului.
Microsoft permite, de asemenea, integrarea serviciilor de la terți, cum ar fi Dropbox sau sisteme CRM, cum ar fi Salesforce prin acțiuni personalizate. SharePoint API-ul REST oferă posibilitatea de a proiecta acțiuni personalizate pentru a obține date din surse externe.
Sfat pro: Personalizarea fluxurilor de lucru este cheia pentru a vă satisface nevoile afacerii și pentru a îmbunătăți productivitatea prin automatizarea sarcinilor repetitive. Asigurați-vă că vă testați fluxurile de lucru în timpul etapelor de dezvoltare, pentru a evita orice erori în mediul de producție.
Pune-ți pelerina și deblochează superputerea SharePoint Designer „Este indicația ta pentru a duce fluxurile de lucru la nivelul următor.
Extinderea fluxurilor de lucru cu SharePoint Designer
Personalizarea fluxurilor de lucru în SharePoint? Usor de facut SharePoint Designer ! Acest instrument extinde fluxurile de lucru preconstruite și vă permite să creați procese personalizate care se potrivesc afacerii dvs. Pentru a modifica fluxurile de lucru existente, deschideți programul și selectați-l pe cel pe care doriți să îl schimbați. Utilizați instrumentele vizuale de glisare și plasare sau vizualizarea codului pentru a adăuga și elimina etape. De asemenea, adăugați acțiuni precum e-mailuri sau sarcini și condiții care necesită intrarea utilizatorului sau anumite rezultate.
În plus, cu SharePoint Designer, puteți realiza fluxuri de lucru personalizate de la zero. Include șabloane pentru procesele comerciale obișnuite, cum ar fi aprobarea documentelor sau rapoartele de cheltuieli. Personalizați aceste șabloane pentru a se potrivi nevoilor dvs. de afaceri și ele vor genera automat e-mailuri și alocații de sarcini din intrările utilizatorilor.
Sfat pro: Pentru sfaturi suplimentare și asistență în personalizarea fluxurilor de lucru, consultați tutoriale online și comunități dedicate SharePoint Designer. Cine are nevoie de prieteni când îți poți integra fluxurile de lucru cu aplicații terțe?!
Integrarea fluxurilor de lucru cu aplicații terțe
În afară de conectorii standard, există aplicații care oferă gratuit sau cu plată „fluxuri de lucru” pentru a extinde și automatiza procesul. De exemplu, conectorul DocuSign poate fi folosit pentru a dirija automat contractele pentru semnare între diferite persoane, folosind bibliotecile și listele SharePoint.
Selectarea o aplicație terță parte pentru integrare? Lucruri de luat în considerare: scalabilitate, rentabilitate și ușurință în utilizare. Prefer unul cu un ecosistem activ și actualizări regulate .
cum să faci carduri în Word
Proiectarea și gestionarea fluxurilor de lucru? E ca și cum păstorirea pisicilor . Cu excepția faptului că pisicile sunt de fapt colegi de muncă cu opinii variate.
Cele mai bune practici pentru proiectarea și managementul fluxului de lucru
Pentru a asigura flexibilitatea și scalabilitatea, implementați securitatea și permisiunile și mențineți performanța și optimizarea fluxului de lucru în timp ce creați un flux de lucru în SharePoint. Acestea sunt câteva considerente importante pe care trebuie să le țineți cont atunci când proiectați și gestionați fluxurile de lucru. În această secțiune, vom discuta cele mai bune practici pentru proiectarea și gestionarea fluxului de lucru și vom explora pe scurt beneficiile fiecăreia dintre aceste sub-secțiuni.
Asigurarea flexibilității și scalabilității
Flexibilitate și scalabilitate sunt cheie în proiectarea și managementul fluxului de lucru. Sistemele trebuie să fie capabile să se adapteze la schimbările în volumul de lucru, procese și tehnologie. Fluxuri de lucru modulare împărțiți sarcinile complexe în componente mai mici pentru a le face mai ușor de adăugat, eliminat sau modificat. Automatizare este, de asemenea, important pentru scalabilitate. Soluții bazate pe cloud poate furniza resurse de calcul la cerere. Pentru a optimiza eficiența, examinați și monitorizați valorile de performanță. Peste 40% dintre întreprinderi va fi adoptat software-ul RPA până în 2023 – subliniind nevoia de automatizare în proiectarea fluxului de lucru. Amintiți-vă – cel mai bun sistem de securitate este atât de complicat încât nu-ți poți aminti parola!
Implementarea securității și a permisiunilor
Securitatea și permisiunile sunt cheia pentru buna proiectare și rulare a fluxurilor de lucru. Pentru a proteja informațiile, este important să stabiliți măsuri de securitate care să protejeze datele sensibile și să oprească accesul neautorizat. Iată 6 pași pentru a vă ajuta să implementați corect securitatea și permisiunile:
- Locația datelor sensibile : Începeți prin a găsi toate informațiile care au nevoie de protecție. Aceasta ar putea include informații financiare sau date despre clienți.
- Determinarea nivelurilor de acces : decideți ce grupuri de utilizatori au nevoie de control deplin asupra anumitor tipuri de date și care grupuri necesită doar acces restricționat.
- Efectuarea de permisiuni bazate pe roluri : Atribuiți roluri fiecărui grup de utilizatori, hotărând ce pot face în cadrul sistemului de flux de lucru.
- Implementarea politicilor de parole : Asigurați-vă că toți utilizatorii au parole sigure care îndeplinesc cerințele, cum ar fi șiruri alfanumerice sau caractere speciale.
- Crearea de reguli pentru partajarea fișierelor : Creați reguli clare pentru partajarea fișierelor în cadrul organizației dvs. Decideți cine poate partaja un document și cum să restricționați partajarea fișierelor în funcție de regiune, fus orar etc.
- Utilizarea jurnalelor de activitate : Urmăriți toate acțiunile fluxului de lucru întreprinse de utilizatori prin jurnalele sau audituri, astfel încât să puteți revizui activitățile dacă ceva pare greșit sau dacă se întâmplă ceva rău.
De asemenea, este esențial să oferiți membrilor echipei instruire despre cele mai bune protocoale de securitate. Învață-i cum să identifice probleme potențiale, cum ar fi e-mailuri de phishing, descărcări rău intenționate, schimbarea regulată a parolelor etc.
În cele din urmă – procesele de aprobare trebuie să fie bine definite. Este important să existe linii directoare stricte de conducere pe măsură ce aprobările urcă în lanț – acest lucru oprește pe cineva cu intenții rele să încalce protocolul din cauza lacune.
Urmând acești pași, companiile își pot proteja datele sensibile și își pot spori responsabilitatea. Nici cel mai bun design al fluxului de lucru nu poate compensa un manager care crede că „micromanagement” este un sinonim pentru „conducere eficientă”.
Menținerea performanței și optimizării fluxului de lucru.
Pentru a menține performanța și optimizarea, analiza și îmbunătățirea proceselor ar trebui efectuate în mod regulat . Definiți și monitorizați Indicatori cheie de performanță (KPI) pentru a găsi orice blocaje. Instrumentele de automatizare și procedurile de standardizare pot ajuta și ele.
Comunicarea și colaborarea între membrii echipei sunt esențiale . Sesiunile de instruire trebuie să fie făcute astfel încât oamenii să-și cunoască rolurile și orice noi modificări ale fluxului de lucru. Feedback-ul de la clienți sau clienți ar trebui să fie inclus în optimizarea fluxului de lucru. Ajută la adaptarea fluxurilor de lucru pentru a le servi mai bine.
McKinsey & Company studiul arată că optimizarea fluxurilor de lucru poate aduce productivitatea crescută cu 30% .
întrebări frecvente
Î: Ce este un flux de lucru în SharePoint?
R: Un flux de lucru în SharePoint este o serie de pași automatizați care ajută la eficientizarea proceselor și sarcinilor de afaceri. De obicei, implică deplasarea documentelor, sarcinilor sau elementelor între utilizatori sau grupuri pentru aprobare, revizuire sau editare.
Î: Cum pot crea un flux de lucru în SharePoint?
R: Pentru a crea un flux de lucru în SharePoint, mai întâi trebuie să identificați procesul de afaceri sau sarcina pe care doriți să o automatizați. Apoi, utilizați SharePoint Designer sau Microsoft Power Automate pentru a crea un flux de lucru personalizat care să corespundă nevoilor dvs.
Î: Ce este SharePoint Designer?
R: SharePoint Designer este un instrument gratuit de la Microsoft care vă permite să personalizați și să creați fluxuri de lucru în SharePoint. Oferă o serie de acțiuni și condiții care vă permit să construiți fluxuri de lucru complexe care să vă automatizeze procesele și sarcinile de afaceri.
Î: Ce este Microsoft Power Automate?
R: Microsoft Power Automate este un instrument bazat pe cloud care vă permite să creați fluxuri de lucru automate între SharePoint și alte aplicații. Oferă o gamă largă de șabloane și conectori care simplifică procesul de creare a fluxurilor de lucru personalizate.
Î: Cum pot testa și depana fluxul de lucru SharePoint?
R: SharePoint Designer și Microsoft Power Automate oferă ambele instrumente de testare și depanare care vă permit să rulați și să depanați fluxurile de lucru. De asemenea, puteți utiliza caracteristica de înregistrare încorporată a SharePoint pentru a urmări starea fluxurilor de lucru și pentru a identifica orice probleme.
Î: Există cele mai bune practici pentru crearea unui flux de lucru SharePoint?
R: Da, există câteva bune practici de urmat atunci când creați un flux de lucru SharePoint, inclusiv definirea unor obiective clare, utilizarea numelor descriptive pentru acțiunile fluxului de lucru, încorporarea căilor de tratare a erorilor și escaladare, testarea și perfecționarea fluxului de lucru și asigurarea că toate părțile interesate sunt instruite. asupra utilizării și beneficiilor sale.
