Dacă vă confruntați cu crearea unui șablon de documentație a procesului care ar fi la fel de eficient, pe atât de ușor de utilizat, nu căutați mai departe!
În această postare, vă voi ghida prin toți pașii de care aveți nevoie pentru a proiecta un șablon de documentație a procesului.
Îți voi oferi chiar și cele mai bune instrumente pentru muncă.
Sunteţi gata?
reinstalați marginea
Cele mai bune șabloane de documentație de proces
Mai jos veți găsi 3 șabloane de documentație a procesului pentru a începe:
Șablon de documentație de proces
Acest șablon general de documentație pocess este un instrument valoros pe care îl puteți folosi pentru a crea o documentație clară și concisă a proceselor dumneavoastră.
Șablonul vă ajută să identificați limitele procesului, pașii și domeniul de aplicare, permițându-vă să definiți procesele în mod eficient.
Cu ajutorul reprezentărilor vizuale, cum ar fi hărți de proces și diagrame de flux, devine mai ușor de înțeles secvența sarcinilor procesului și intrările și ieșirile asociate acestora.
Lista de verificare a documentației de resurse umane
Acest flux de lucru de documentare asigură conformitatea și gestionarea eficientă a proceselor cruciale de HR.
Oferă o abordare cuprinzătoare și sistematică a documentării și organizării documentelor esențiale de HR, facilitând accesul și menținerea informațiilor necesare profesioniștilor din HR.
Cu acest șablon, echipele de resurse umane pot schița și monitoriza procesele cheie de resurse umane, cum ar fi recrutarea și integrarea, evaluările performanței angajaților, actualizările politicilor și păstrarea înregistrărilor.
Prin documentarea acestor procese, organizațiile pot asigura coerența și transparența, reducând riscul de erori sau de supraveghere.
Lista de verificare include secțiuni specifice pentru fiecare proces de resurse umane, oferind un format structurat pentru înregistrarea detaliilor importante.
Acesta solicită utilizatorilor să includă informații cruciale, cum ar fi data, persoana responsabilă și orice atașamente sau documente justificative necesare.
Cu acest nivel de detaliu, profesioniștii în resurse umane pot menține înregistrări precise și actualizate, care pot fi esențiale pentru conformitatea legală, audituri și managementul general al resurselor umane.
Lista de verificare a documentației de management de proiect
Acest șablon oferă o listă cuprinzătoare de documente esențiale care trebuie create și menținute pe parcursul ciclului de viață al proiectului.
formula excel pentru zile lucratoare
Cu această listă de verificare, managerii de proiect se pot asigura că toate documentele necesare de proiect sunt contabilizate și organizate corespunzător.
Acesta include secțiuni pentru inițierea proiectului, planificarea, execuția, monitorizarea și controlul și închiderea proiectului. Fiecare secțiune conține o sublistă de documente specifice care ar trebui create și gestionate în acea fază a proiectului.
Lista de verificare oferă, de asemenea, descrieri și explicații pentru fiecare document, făcându-le ușor de înțeles managerilor de proiect scopul și importanța acestora.
Acest lucru poate fi deosebit de util pentru cei nou în managementul de proiect sau pentru echipele care doresc să-și îmbunătățească practicile de documentare.
Ce este un șablon de documentație a procesului?
Un șablon de documentație a procesului este un ghid pre-proiectat pentru a crea un document detaliat care subliniază pașii procesului implicați într-un anumit proces.
Șabloanele de documentație a procesului oferă de obicei un format consecvent pentru captarea și prezentarea informațiilor despre un proces.
Acestea pot fi utilizate pentru a crea diferite tipuri de documentație de proces, cum ar fi:
- Proceduri de operare standard (SOP)
- Instructiuni de lucru
- Hărți de proces
- Diagrame de flux
- Liste de verificare
Utilizarea unui șablon de documentație a procesului vă va permite să vă asigurați că detaliile importante nu sunt trecute cu vederea și că documentul este ușor de înțeles pentru întreaga echipă.
De asemenea, poate îmbunătăți eficiența și eficacitatea proceselor prin furnizarea unei metode standardizate pentru documentarea, analizarea și îmbunătățirea proceselor.
De ce aveți nevoie de un șablon de documentație a procesului?
Există mai multe motive pentru care aveți nevoie de a documentația procesului șablon. Pe scurt, ei vor:
- Furnizați un format consistent pentru documentarea proceselor
- Îți ajută echipa să înțeleagă informațiile prezentate
- Economisiți timp și efort oferind o structură care vă permite să vă concentrați asupra procesului
- Deveniți un instrument de comunicare excelent pentru a transmite informații importante despre procese
- Fii utilizat pentru noii angajați și pentru a oferi cursuri de perfecționare personalului existent
- Ajută la identificarea zonelor de îmbunătățire într-un proces
Cu alte cuvinte, un șablon de documentare a procesului vă va face viața mai ușoară și munca mai structurată.
Exemple de șabloane de documentație de proces
Sunt model variat tipuri disponibile pentru crearea documentelor de proces de afaceri. Poate fi necesar să alegeți mai multe pentru cele mai bune rezultate. Dar, în cele din urmă, acest lucru va depinde de afacerea dvs. și de dimensiunea acesteia.
Aici sunt cateva exemple:
Șablon de procedură standard de operare (SOP).
Acest șablon este utilizat pe scară largă de companii pentru a crea documente de proces și procese de afaceri.
Acesta include de obicei secțiuni pentru:
- Intrări de proces
- Ieșirile procesului
- Responsabilitati
- Proceduri
- Referințe
Șablon de diagramă de flux
O diagramă de flux este o reprezentare grafică a unui proces sau flux de lucru.
Acesta arată pașii implicați, punctele de decizie și fluxul de informații. Puteți utiliza un șablon de diagramă flux pentru a crea o reprezentare vizuală a unui proces.
Șablon de listă de verificare
O listă de verificare este un instrument simplu folosit pentru a se asigura că toți pașii necesari sunt urmați într-un proces.
Puteți crea o listă de sarcini, pași sau cerințe care trebuie finalizate.
modul Internet Explorer în edge
Șablon de diagramă pentru banda de înot
Acest tip de organigramă arată interacțiunile dintre diferite echipe sau indivizi implicați într-un proces.
Vizualizează transferurile, responsabilitățile și canalele de comunicare între diferitele părți interesate.
Șablon de cartografiere a procesului
O hartă a procesului arată fluxul de informații și activități. Folosiți-l pentru a identifica zonele de îmbunătățire, blocajele și ineficiența unui proces.
Pași pentru crearea unui șablon de documentație a procesului de afaceri
Deoarece fiecare afacere este unică și funcționează în moduri diferite, nu există o modalitate unică de a crea un șablon de documentație a procesului.
Pasul 1: Stabiliți scopul
Mai întâi, identificați scopul șablonului.
Sesiunile de brainstorm sunt utile aici pentru a determina ce tip de documente de proces trebuie să creați și ce informații ar trebui să includă.
De exemplu, dacă creați un șablon SOP, poate fi necesar să includeți secțiuni pentru:
- Scop
- Domeniul de aplicare
- Responsabilitati
- Proceduri
Pasul 2: Definiți structura
Odată ce ați identificat scopul, definiți structura șablonului.
Aceasta poate implica sublinierea diferitelor secțiuni și subsecțiuni, determinarea ordinii în care vor apărea și deciderea nivelului de detaliu necesar pentru fiecare secțiune.
Pasul 3: Proiectați șablonul
Apoi, proiectați șablonul.
Puteți utiliza Microsoft Word sau Google Docs sau un instrument specializat de documentare a procesului. Utilizați fonturi, culori și formatare pentru a face șablonul ușor de citit și atrăgător din punct de vedere vizual.
Pasul 4: includeți substituenți
Includeți substituenți pentru orice informații care vor fi specifice procesului care este documentat.
De exemplu, dacă creați un șablon POS, poate fi necesar să includeți substituenți pentru numele procesului, persoana responsabilă și pașii implicați.
Pasul 5: Testați șablonul
Odată ce șablonul a fost proiectat, testați-l pentru a vă asigura că este funcțional și ușor de utilizat.
Luați în considerare ca cineva care nu este familiarizat cu documentația procesului să examineze șablonul și să ofere feedback.
Pasul 6: revizuiți șablonul
Pe baza feedback-ului pe care îl primiți, revizuiți șablonul după cum este necesar pentru a-i îmbunătăți gradul de utilizare și eficacitatea.
Pasul 7: Distribuiți șablonul
În cele din urmă, distribuiți șablonul celor care îl vor folosi pentru a documenta procesele. Oferiți instruire sau asistență după cum este necesar pentru a vă asigura că șablonul este utilizat corect.
Software de șablon de documentație de proces
Strada Procesului
O platformă robustă și multifuncțională, Process Street este un software de gestionare a proceselor care vă permite să creați, să urmăriți și să gestionați procese.
Acest instrument bazat pe cloud oferă o gamă largă de șabloane și caracteristici, inclusiv liste de verificare, fluxuri de lucru și integrări cu alte software-uri.
Microsoft Word
Cel cunoscut și iubit Microsoft Word este un software de procesare a textului pe care îl puteți utiliza pentru a crea șabloane de documentație a procesului.
MS Word vă oferă o gamă largă de opțiuni de formatare și este accesibil pentru majoritatea utilizatorilor.
zona de marcare a cuvintelor este dezactivată
documente Google
Nu-l subestima pe cel bun documente Google !
Chiar dacă este gratuit, vine cu mai multe caracteristici utile, cum ar fi colaborarea în timp real cu mai mulți utilizatori.
Oferă multe dintre aceleași caracteristici ca și Microsoft Word și poate fi accesat de pe orice dispozitiv cu conexiune la internet.
Șabloanele pentru documentația procesului sunt obligatorii!
Până acum, probabil că ați înțeles bine șabloanele de documentație a procesului și de ce aveți nevoie de ele.
Dar, pentru a reitera, un șablon de documentație a procesului este esențial pentru orice afacere. Va acționa ca un ghid pentru echipa dvs. și va face foarte ușor să maximizați eficiența în întreaga companie.
Nu uitați să alegeți cu înțelepciune software-ul de management al proceselor!
