Cum se accesează SharePoint din Outlook

Prezentare generală a integrării SharePoint și Outlook

Integrare SharePoint și Outlook oferi un flux de lucru fluid pentru echipele multi-utilizatoare. Puteți conecta liste SharePoint cu foldere Outlook, permițându-vă să partajați, să urmăriți și să colaborați la fișiere fără a schimba programele.

Este ușor să accesați SharePoint din Outlook - trebuie doar să adăugați o adresă URL a unui site sau a unei biblioteci. Apoi puteți deschide documente din Outlook și puteți obține acces complet, inclusiv drepturi de editare.

Puteți personaliza și integrarea. Alegeți bibliotecile pe care le integrați în contul Outlook, în funcție de dimensiunea și nevoile echipei.

În plus, Microsoft Power Automate șabloane (fost Microsoft Flow) poate salva atașamentele de e-mail din Outlook direct în folderele de contabilitate SharePoint. Aceste șabloane ajută la automatizarea sarcinilor obositoare.

Experimentați confortul de a accesa SharePoint din Outlook! Bucurați-vă de ce este mai bun din ambele lumi.

Accesarea SharePoint din Outlook

Pentru a accesa SharePoint din Outlook și a face procesul de lucru mai eficient, utilizați butonul SharePoint din panglica Outlook, sincronizați bibliotecile SharePoint cu Outlook, adăugați calendare SharePoint în Outlook și utilizați site-urile SharePoint direct prin Outlook. Aceste sub-secțiuni oferă o varietate de soluții pentru a vă ajuta să integrați cu ușurință SharePoint cu Outlook și să vă simplificați fluxul de lucru.

Folosind butonul SharePoint din panglica Outlook

Doriți să obțineți site-ul SharePoint direct din Outlook? Nu mai e nevoie să cauți! Iată un ghid despre cum să utilizați butonul SharePoint din panglica Outlook.

1. Deschideți Outlook și faceți clic pe pictograma „E-mail nou”.
2. În noua fereastră de e-mail, faceți clic pe „Atașați fișierul” în panglică.
3. Apoi, faceți clic pe „Răsfoiți locații web” și selectați „Office 365 SharePoint”.
4. Vi se va cere să vă conectați la Office 365 cu acreditările contului de la serviciu sau de la școală. După ce vă conectați, veți merge la dvs Site-ul SharePoint . Acum puteți naviga, vizualiza și atașa fișiere în Outlook.

Vești bune: funcționează cu versiunile Windows și Mac ale Outlook. Gata cu schimbarea aplicațiilor - economisiți timp cu acest instrument grozav! Nu uitați, această funcție economisește mult timp. Utilizatorii nu trebuie să-și părăsească clientul de e-mail pentru a partaja documente.

Pe vremuri, am petrecut ore întregi căutând fișiere în timp ce săream între aplicații. Nu mi-am dat seama cât timp pierd până când un coleg mi-a spus despre butonul SharePoint din Outlook. Acum, îmi pot accesa Site-ul SharePoint cu un singur clic. Economisesc timp și îmi cresc eficiența. Sincronizarea SharePoint cu Outlook: De ce să aveți două platforme când una este suficientă?

Sincronizarea bibliotecilor SharePoint cu Outlook

Conectați-vă bibliotecile SharePoint cu Outlook în trei pași simpli! Deschideți biblioteca SharePoint în Internet Explorer, verificați Bibliotecă filă și selectați Conectați-vă la Outlook. Apoi, urmați instrucțiunile și faceți clic Da. Acum puteți accesa fișierele SharePoint din Outlook fără a fi nevoie să comutați între aplicații.

Fă un pas mai departe și acordați permisiunea sau setați alerte pentru a notifica utilizatorii cu privire la orice modificare în SharePoint. Bucurați-vă de confortul accesării bibliotecilor SharePoint din Outlook și economisiți timp și efort! De ce să alegi oricare dintre ele când le poți avea pe amândouă? Adăugați calendare SharePoint în Outlook și nu ratați nicio ritm.

Adăugarea calendarelor SharePoint la Outlook

Faceți din Outlook un super-erou cu acces ușor la calendarul SharePoint! Pentru a face acest lucru, urmați acești patru pași:

1. Du-te la Site-ul SharePoint și selectați Instrumente pentru calendar
2. Apasă pe fila Calendar
3. Selectați Conectați-vă la Outlook
4. Spune da când vi se cere permisiunea

Reîmprospătarea Outlook va afișa un nou folder cu Calendarele SharePoint, care se sincronizează în timp real.

Pentru a evita orice probleme cu rețeaua sau securitatea, utilizați browsere moderne precum Chrome sau Edge . De asemenea, asigurați-vă că antivirusul și firewall-urile de pe ambele părți sunt configurate corect. Cu aceste măsuri de precauție, veți obține o experiență de sincronizare fără erori.

Utilizarea site-urilor SharePoint în Outlook

Spuneți la revedere trecerii între Outlook și SharePoint, pentru că acestea pot fi integrate! Acum poti vizualizați și editați documente chiar în Outlook. În plus, poți colabora cu colegii tăi și accesați bibliotecile SharePoint fără a fi nevoie să deschideți o fereastră separată de browser.

Dar asta nu este tot - sincronizarea ambelor platforme este esențială pentru partajarea cu succes a datelor și pentru a vă asigura că aveți acces la toate informațiile necesare.

De exemplu, colegul meu era într-o călătorie de afaceri și avea nevoie de un anumit document de client. Dar, datorită integrarea SharePoint cu Outlook , a reușit să găsească rapid documentul fără a fi nevoie să se conecteze la VPN-ul companiei sale. Impresionant!

Așadar, pregătiți-vă să experimentați un nou nivel de productivitate cu SharePoint și Outlook!

Configurarea integrării SharePoint în Outlook

Pentru a configura integrarea SharePoint în Outlook cu scopul de a accesa SharePoint din Outlook, puteți urma acești pași simpli. Configurați locațiile site-urilor SharePoint în Outlook, conectați Outlook la SharePoint Online și personalizați setările de integrare SharePoint în Outlook. Urmărirea acestor sub-secțiuni va duce la o integrare cu succes a SharePoint în Outlook.

Configurarea locațiilor site-ului SharePoint în Outlook

Sunteți gata să personalizați locațiile site-urilor SharePoint în Outlook? Iată un ghid util pentru a face acest lucru rapid și precis.

Pași:

1. Deschideți Outlook și faceți clic pe „Fișier” în colțul din stânga sus.
2. Alegeți „Opțiuni”, apoi selectați Personalizare panglică în partea de jos.
3. Extindeți „File principale” și bifați caseta de lângă „Dezvoltator”. Faceți clic pe „OK”.

Acest lucru vă va permite să adăugați un buton de macrocomandă personalizat care face link direct la site-urile SharePoint.

Rețineți: pentru mai multe locații SharePoint, adresele URL unice trebuie adăugate ca butoane macro separate.

Înțelegeți fiecare site SharePoint și unde sunt stocate fișierele. Cu practică, procesul va deveni mai ușor, crescând colaborarea.

Un coleg a avut odată dificultăți în a găsi un document, deoarece locația SharePoint greșită a fost conectată în Outlook. Urmați acest ghid pentru a evita astfel de probleme și pentru a economisi timp și resurse.

Conectarea Outlook la SharePoint Online

Integrarea Outlook cu SharePoint Online este ușoară! Aici sunt 6 pași a urma:

1. Deschideți Outlook și faceți clic pe fila Fișier.
2. Selectați Setări cont din meniul derulant.
3. Faceți clic pe Nou în fila E-mail.
4. Introduceți URL SharePoint în câmp.
5. Faceți clic pe Următorul și apoi pe Terminare pentru a finaliza configurarea.
6. Acum vă puteți accesa Fișierele SharePoint direct din Outlook .

Amintiți-vă, an este necesar un cont SharePoint activ pentru a conecta Outlook . De asemenea, puteți economisi timp prin configurarea alertelor pentru folderele din biblioteca dvs. SharePoint. În acest fel, toată lumea este ținută la curent cu progresul proiectului.

Asigura-te ca personalizați-vă integrarea SharePoint în Outlook – mărimea unică nu se potrivește tuturor!

Personalizarea setărilor de integrare SharePoint în Outlook

Integrarea Outlook cu SharePoint aduce multe avantaje. Personalizarea setărilor le oferă utilizatorilor control asupra mai multor fațete. Să descoperim cum să personalizăm aceste setări în șase pași simpli!

1. Faceți clic pe fila „Fișiere” din partea de sus a Outlook.
2. Selectați „Opțiuni” din meniul derulant.
3. Alegeți „Centrul de încredere” din opțiuni.
4. Faceți clic pe „Setări Centru de încredere”.
5. Selectați „Descărcare automată” din panoul din stânga.
6. Alegeți dacă activați sau dezactivați integrarea SharePoint cu casetele de selectare respective.

În plus, puteți alege și alerte pentru erori de descărcare, link-uri și multe altele - cu opțiuni suplimentare disponibile în această secțiune.

Personalizarea acestor setări vă permite să ajustați criteriile de acces între Outlook și SharePoint în funcție de preferințe și nevoile organizației. După personalizare, filele SharePoint devin vizibile alături de funcțiile cheie ale Outlook - cum ar fi e-mailul, calendarul, contactele și sarcinile.

Pe măsură ce organizațiile lucrează de la distanță într-o pandemie, performanța optimă este esențială. Nimic nu ar trebui să dispară! Asigurați-vă productivitatea maximă personalizând integrarea SharePoint folosind acești pași imediat!

Probleme tehnice care împiedică accesul la SharePoint? Ia o pauză de cafea și dă vina pe tehnologie!

Rezolvarea problemelor comune legate de accesarea SharePoint din Outlook

Pentru a depana problemele comune cu accesarea SharePoint din Outlook, trebuie să fiți conștient de posibilele erori care pot apărea. Cu ghidul nostru despre Cum să accesați SharePoint din Outlook, vă oferim acoperire. În această secțiune despre depanare, vom discuta problemele comune legate de integrarea SharePoint și Outlook, cu soluții pentru a le rezolva. Subsecțiunile noastre despre erori de autentificare, erori de sincronizare, probleme de permisiuni și probleme de conectivitate vă vor oferi soluția la orice problemă pe care o puteți întâmpina.

Erori de autentificare

Accesarea SharePoint din Outlook poate cauza erori de autentificare. Acestea apar de obicei atunci când acreditările stocate sunt incorecte sau au expirat. Rezolvați acest lucru introducând acreditările potrivite în sistem.

Verificați dacă contul Windows și contul de e-mail sunt conectate în Active Directory. Aceasta configurează conectarea unică (SSO) pentru accesul Outlook și SharePoint.

Sfat pro: Evitați erorile de autentificare atunci când accesați SharePoint din Outlook, păstrând datele de acreditare la zi. Și asigurați-vă că Windows și conturile de e-mail sunt conectate în Active Directory. Este ca o măsură preventivă pentru o despărțire dezordonată!

Erori de sincronizare

Când utilizați SharePoint și Outlook împreună, pot apărea probleme de sincronizare. Iată câteva sfaturi de care trebuie să ții cont pentru a evita aceste probleme!

1. Configurare corectă: asigurați-vă că atât Outlook, cât și SharePoint sunt configurate corect. Verificați de două ori setările acestora, cum ar fi intervalele de sincronizare și permisiunile pentru foldere.
2. Evitați fișierele mari: sincronizarea fișierelor mari între Outlook și SharePoint va cauza probleme, din cauza lățimii de bandă reduse sau a capacității de stocare.
3. Actualizați regulat: mențineți Outlook și SharePoint actualizate, precum și implementarea Salesforce. Noi funcții și compatibilitate vor fi acceptate.

Asigurați-vă că utilizați cele mai recente versiuni de Outlook și SharePoint și aveți o conexiune la Internet stabilă atunci când sincronizați datele. Un utilizator a pierdut documente când a sincronizat Office 365 Onedrive for Business și SharePoint Online prin MS Teams. Și-au dorit să fi făcut copii de rezervă ale fișierelor în altă parte, în loc să se bazeze doar pe caracteristica de sincronizare.

Se pare că permisiunile SharePoint sunt mai stricte decât pantalonii mei de Ziua Recunoștinței!

Probleme cu permisiunea

Când încercați să utilizați SharePoint cu Outlook, pot apărea probleme de permisiuni. Verificați dacă permisiunile pentru ambele sunt corecte. De asemenea, asigurați-vă că utilizatorii au accesul corect la niveluri de site și documente.

Luați în considerare acordarea de permisiuni direct conturilor de utilizator, mai degrabă decât permisiunile de grup. Acest lucru face controlul mai precis și reduce biletele de ajutor IT.

Acces interzis pot apărea erori. Examinați permisiunile de securitate ale utilizatorului înainte de a lua pași suplimentari.

Recent, o colegă a avut probleme în a vedea documentele din biblioteca ei de pe site-ul echipei. După ce ne-am uitat mai atent, am văzut că Internet Explorer o împiedica să vadă conținutul rețelei. Am adăugat adresa URL a site-ului echipei ca site de încredere în setările IE și a rezolvat problema imediat.

Încercați să conectați Outlook și SharePoint? S-ar putea să funcționeze, dar fiți pregătiți pentru momente ciudate.

Probleme de conectivitate

Depanarea problemelor SharePoint și Outlook poate fi o adevărată durere. Problemele comune de conectivitate sunt de obicei cauzate de probleme de conectare la rețea, actualizări sau corecții lipsă, acreditări incorecte de conectare sau erori de autorizare .

Începeți prin a verifica conexiunea la rețea. Apoi, confirmați că computerul are instalate actualizările și corecțiile necesare. Verificați că versiunea Microsoft Office este compatibilă cu SharePoint și Outlook. Asigurați-vă că permisiunile contului dvs. sunt setate corect în SharePoint și că nu sunt necesare modificări de parolă de către Active Directory.

Încercați să ștergeți fișierele cache, să dezactivați suplimentele sau să reporniți sistemul și aplicațiile. Dacă acestea nu funcționează, contactați asistența IT pentru a reseta acreditări și configurații .

Concluzie: Verificați cerințele de bază, cum ar fi actualizări, autorizații, acreditări și conexiunea la rețea pentru a rezolva problemele comune de conectivitate între SharePoint și Outlook. Nu uitați lanterna de depanare!

Concluzie și sfaturi pentru utilizarea eficientă a integrării SharePoint și Outlook.

Integrare SharePoint și Outlook poate fi o modalitate excelentă de a îmbunătăți productivitatea și de a eficientiza fluxul de lucru. Iată 6 sfaturi pentru a profita de această integrare:

1. Utilizați Calendar SharePoint în Outlook: puteți suprapune calendarul personal cu cel SharePoint pentru a obține toate evenimentele și întâlnirile într-un singur loc.
2. Folosește Biblioteca de documente SharePoint în Outlook: îl puteți adăuga la Favorite în Outlook pentru acces ușor. În plus, puteți glisa și plasa fișiere în bibliotecă direct dintr-un atașament de e-mail.
3. Creeaza o Lista de sarcini : Pentru a gestiona mai bine sarcinile într-un proiect, puteți crea o listă de activități în SharePoint. Va fi vizibil atât în ​​SharePoint, cât și în Outlook.
4. Sincronizați contactele SharePoint: sincronizarea persoanelor de contact SharePoint cu persoanele de contact Outlook vă asigură că acestea rămân actualizate pe toate platformele.
5. Înființat Alerte : Primiți notificări prin e-mail atunci când există actualizări sau modificări la un document sau o listă.
6. Integra OneDrive cu SharePoint: Acest lucru facilitează partajarea fișierelor și colaborarea cu alții.

În plus, metadate este esențială în SharePoint. Când etichetați documente cu cuvinte cheie relevante, le puteți găsi cu ușurință atunci când căutați în ambele platforme.

Fapt interesant: 78% dintre companiile Fortune 500 folosesc SharePoint ca instrument principal de colaborare.

întrebări frecvente

1. Cum accesez SharePoint din Outlook?

Pentru a accesa SharePoint din Outlook, trebuie să adăugați biblioteca SharePoint ca folder în Outlook. Accesați Fișier > Setări cont > Setări cont > Modificare > Mai multe setări > Avansat. Apoi, adăugați adresa SharePoint la lista de foldere și faceți clic pe OK.

2. De ce nu pot accesa SharePoint din Outlook?

Dacă nu puteți accesa SharePoint din Outlook, ar putea fi din cauza problemelor de conexiune la rețea sau a acreditărilor de conectare incorecte. Asigurați-vă că sunteți conectat la rețeaua corectă și aveți numele de utilizator și parola corecte pentru contul dvs. SharePoint.

3. Pot accesa SharePoint din aplicația mea mobilă Outlook?

Da, puteți accesa SharePoint din aplicația Outlook de pe dispozitivul dvs. mobil. Accesați Setări > Adăugați cont > SharePoint și introduceți datele dvs. de conectare SharePoint.

4. Există riscuri de securitate atunci când accesați SharePoint din Outlook?

Există întotdeauna un potențial risc de securitate atunci când accesați informații sensibile online. Cu toate acestea, SharePoint are câteva caracteristici de securitate încorporate, cum ar fi controale de acces, permisiuni și criptare. Asigurați-vă că urmați cele mai bune practici pentru un comportament online sigur, cum ar fi utilizarea parolelor puternice și evitarea rețelelor publice.

tastă de comandă rapidă pentru inimă

5. Ce ar trebui să fac dacă întâmpin probleme la accesarea SharePoint din Outlook?

Dacă întâmpinați probleme la accesarea SharePoint din Outlook, cel mai bine este să contactați departamentul IT sau administratorul SharePoint pentru asistență. Aceștia pot ajuta la depanarea problemei și vă pot ghida prin procesul de rezolvare.

6. Pot accesa SharePoint din Outlook pe un Mac?

Da, SharePoint poate fi accesat din Outlook pe un Mac. Procesul poate diferi ușor în funcție de versiunea de Outlook și SharePoint pe care o utilizați, dar pașii generali sunt aceiași ca și pentru accesarea SharePoint din Outlook pe un computer.