Introducere
Site-urile SharePoint sunt ca relațiile care necesită întreținere ridicată – necesită atenție, timp și un statut public . Dacă un site SharePoint nu este public, poate cauza o serie întreagă de probleme. Indiferent dacă doriți să împărtășiți informații importante cu părțile interesate sau să colaborați cu părți externe, convertirea site-ului în public este esențială.
Iată cum să o faci:
- Accesați „Setări site”, apoi selectați „Permisiuni site” și faceți clic pe „Acces anonim”. Acest lucru permite utilizatorilor neautentificați să acceseze site-ul. Cu toate acestea, există riscuri de securitate care vin cu aceasta, așa că asigurați-vă că aveți măsuri de precauție adecvate.
Recent, unul dintre clienții noștri a avut dificultăți în a partaja datele SharePoint în exterior din cauza statutului privat al site-ului său. Cu ajutorul nostru, site-ul lor a fost convertit în public în câteva minute, fără a compromite securitatea.
A face public un site SharePoint poate părea descurajantă; cu toate acestea, urmând acești pași ar trebui să fie ușor de transformat orice site-uri private în rețele accesibile - fără a vă expune la interferențe externe sau la atacuri cibernetice. Partajare fericită!
Înțelegerea site-urilor SharePoint
Pentru a înțelege tipurile de site-uri SharePoint și pentru a vă face site-ul public, citiți mai departe! Diferite tipuri de site-uri SharePoint oferă funcții specifice care răspund nevoilor dvs. de afaceri. A face public un site SharePoint are multe beneficii și vom explora aceste avantaje în detaliu.
Diferite tipuri de site-uri SharePoint
Site-urile SharePoint vin în diferite forme și dimensiuni. Site-urile echipei sunt pentru colaborare în grup. Site-uri de comunicare sunt pentru distribuirea de informații și știri. Site-uri de publicare vă permite să împărtășiți cu străinii. Și site-urile proiectului ajuta la gestionarea sarcinilor. În plus, SharePoint are site-uri hub care oferă navigare și căutare la nivel de organizație.
Sfat pro: Obțineți un site hub pentru SharePoint pentru o navigare și o căutare mai bune. Partajați site-ul dvs. SharePoint și vedeți dragostea (și spamul) pe care îl primește!
cuvânt selectați tot textul
Beneficiile de a face public un site SharePoint
Redarea site-ului dvs. SharePoint public oferă o mulțime de avantaje pe care nu le-ați obține cu un site exclusiv intern. Consultați aceste plusuri:
- Vizibil – Oamenii pot vedea ceea ce faci și știu ce oferi.
- Colaborare îmbunătățită – Cu cât mai mulți oameni pot accesa site-ul, cu atât pot contribui mai mult, ceea ce duce la rezultate mai bune ale proiectului.
- Promovarea mărcii – Site-ul public crește recunoașterea mărcii și atrage posibili clienți sau investitori.
- Partajare ușor de utilizat – Partajarea conținutului sau a fișierelor cu persoane din afară este mai simplă și mai simplă cu link-uri publice.
- Control de acces ușor – Gestionarea permisiunilor este fără efort pe site-urile publice – echipele nu trebuie să ceară asistență IT pentru acreditări pentru fiecare utilizator nou.
- Intranet mai bun – Publicul intern beneficiază, de asemenea, de site-urile publice SharePoint prin acces comod la date care le-ar putea stimula furnizarea de servicii, cu setări de securitate suplimentare.
În plus, cu abonamentul SharePoint Online, companiile pot configura site-uri web publice fără niciun cost suplimentar. Acest lucru modifică modul în care oamenii văd informațiile într-un mod pozitiv, influențând deciziile de afaceri.
Sfat pro: Fiți atenți la materialele de pe site-ul dvs. care ar putea încălca politicile sau ar putea ofensa oamenii. Testați extern înainte de a intra în direct pe platformele de social media precum Facebook, Twitter și LinkedIn.
Partajarea este esențială, dar faceți public site-ul dvs. SharePoint numai persoanelor în care aveți încredere – este ca și cum ați partaja o periuță de dinți!
Facerea unui site SharePoint public
Pentru a face public site-ul SharePoint, trebuie să navigați la setările site-ului, să selectați permisiunile site-ului, să modificați nivelurile de permisiune, să adăugați acces anonim și să salvați modificările. Aceste sub-secțiuni oferă o soluție pas cu pas pentru a permite persoanelor din afară să acceseze și să interacționeze cu site-ul dvs.
Navigați la Setări site
Pentru a face public site-ul SharePoint, trebuie să navigați la Setări site – un instrument esențial pentru personalizarea site-ului dvs. SharePoint. Urmați acești pași pentru a accesa cu ușurință Setările site-ului!
- Faceți clic pe pictograma roată – situată în colțul din dreapta sus al ecranului când v-ați conectat la site-ul SharePoint.
- Din meniul drop-down, selectați Setări site.
- Derulați în jos pentru a găsi secțiunea Acțiuni site.
- Faceți clic pe el pentru a obține mai multe informații despre gestionarea site-ului dvs. SharePoint.
- Găsiți și faceți clic pe Faceți acest site public pentru a deschide permisiunile.
Acești pași simpli vă vor ajuta să navigați la Setările site-ului fără nicio dificultate. Rețineți că nu toți utilizatorii au autoritatea de a face modificări sau de a edita setările, deoarece numai administratorii sau utilizatorii autorizați au acces de administrator.
În 2012, a apărut o problemă legată de comunicarea anonimă Microsoft SQL Server prin serviciul de conexiuni de date SharePoint. Soluția a fost navigarea către Configurați serviciul Secure Store.
Amintiți-vă: partajarea este îngrijorătoare, cu excepția cazului în care este site-ul dvs. SharePoint - atunci totul este despre acordarea de permisiuni selective.
Selectați Permisiuni site
Alegerea permisiunilor corecte pentru site este esențial atunci când faceți public site-ul dvs. SharePoint. Aceasta decide cine poate ajunge la conținutul tău și cât de mult control are asupra acestuia. Garantați că fiecare utilizator are privilegiile corecte pentru a bloca accesul neaprobat sau încălcarea datelor.
Pentru diferit grupuri, persoane sau utilizatori externi , acordați permisiuni distincte pentru a asigura setările de securitate necesare. Distingeți rolurile și îndatoririle acordând drepturi adecvate anumitor persoane. Gestionați cererile de acces și vizualizați rapoartele de utilizare în mod consecvent pentru a filtra eventualele inconsecvențe.
Amintiți-vă, o selecție greșită a permisiunilor ar putea fi costisitoare în ceea ce privește pierderea sau deteriorarea datelor. Rămâneți la curent cu cele mai recente actualizări de securitate și limitări pentru a vă proteja site-ul SharePoint de amenințări cibernetice, procese potențiale și vătămare a imaginii publice.
Nu ratați securizarea site-ului dvs. valoros SharePoint, ignorând permisiunile în timpul etapei de dezvoltare. Folosiți măsurile preventive necesare pentru a vă asigura informațiile împotriva faptelor greșite, menținând în același timp accesibilitatea 100% pentru utilizatorii autorizați.
Când vine vorba de ajustarea nivelurilor de permisiuni în SharePoint, rețineți: cu mare putere vine o mare responsabilitate .
Modificați nivelurile de permisiune
Pentru a face public site-ul dvs. SharePoint, gestionarea permisiunilor este esențială. Nivelurile de permisiune decid ce pot și ce nu pot face utilizatorii. Urmați acești pași pentru a le schimba:
- Accesați Setările site-ului: faceți clic pe pictograma „roată” din colțul din dreapta sus al site-ului dvs. SharePoint. Apoi faceți clic pe „Setări site”.
- Alegeți permisiuni: sub „Utilizatori și permisiuni”, selectați „Permisiuni site”.
- Modificați nivelurile de permisiuni: alegeți utilizatorul sau grupul ale cărui permisiuni doriți să le schimbați, apoi faceți clic pe „Editați permisiunile utilizatorului”. Puteți decide între control total, proiectare, editare, contribuție și citire.
Aveți grijă când schimbați nivelurile de permisiuni. Pot avea loc acces neautorizat sau modificări ale datelor vitale.
SharePoint oferă, de asemenea, alte modalități de a gestiona accesul, cum ar fi partajarea link-urilor în loc să invite persoane direct. Luați în considerare aceste opțiuni atunci când faceți public site-ul dvs. SharePoint! Cine are nevoie de parole? Lăsați internetul să aibă acces gratuit!
Adăugați acces anonim
Pentru a ajunge la un public mai larg, companiile și organizațiile trebuie să aibă o prezență online . Accesul anonim este modalitatea de a face public un site SharePoint. Iată cum:
- Accesați Setări site și selectați Permisiuni site.
- Faceți clic pe Acces anonim.
- Alegeți nivelul de acces pentru conținutul public.
- Faceți clic pe OK și Salvați modificările.
Fiți atenți la conținutul public pe care îl distribuiți . Abțineți-vă de la a oferi informații sensibile, cum ar fi înregistrări financiare și date private.
Accesul anonim există încă din SharePoint 2007. Acesta oferă o modalitate sigură de a partaja informații cu publicul. În 2018, Microsoft a îmbunătățit caracteristica pentru a include conținut care poate fi vizualizat pe web mobil. Salvați modificări – rezultate imprevizibile cu SharePoint.
Salvează modificările
Efectuarea modificărilor unui site SharePoint este necesară pentru a-l face public. „Salvarea modificărilor” joacă un rol important în validarea că toate actualizările sunt păstrate. Un avantaj al SharePoint este că noile modificări se reflectă instantaneu pe site.
Când editați SharePoint-ul, salvarea modificărilor vă asigură că orice noi ajustări sunt înregistrate cu acuratețe. Fără aceste modificări critice, toată munca depusă pe site poate fi irosită. Așadar, apăsați întotdeauna butonul „Salvați modificările” atunci când faceți ajustări.
Pe lângă stocarea modificărilor și actualizărilor dvs., SharePoint permite colaborarea simultană cu diferiți utilizatori în timp ce face publice actualizările. Acest lucru reduce timpul petrecut cu întreținerea site-ului web, permițând mai multor editori să lucreze în tandem pe documente și baze de date partajate.
Conform rapoartelor din iunie 2021 ale revistei Forbes, Microsoft Teams și SharePoint au un număr de utilizatori de peste 145 de milioane la nivel global. Popularitatea tot mai mare evidențiază cât de esențiale au devenit aceste platforme pentru companiile care se străduiesc să-și îmbunătățească operațiunile și să optimizeze sistemele de management al fluxului de lucru.
Este timpul să verificați dacă site-ul dvs. SharePoint poate face față controlului publicului. Sau, va eșua ca un stand-up comedian rău?
Testarea site-ului public SharePoint
Testați un site public SharePoint? Trebuie să vă asigurați că toate detaliile sunt corecte și accesibile. Verifică asta link-urile funcționează, imaginile arată și informațiile sunt corecte . De asemenea, asigurați-vă că site-ul dvs. funcționează pe diferite dispozitive. În cele din urmă, faceți mai întâi o încercare cu câțiva oameni.
Fapt amuzant: SharePoint are peste 200 de milioane de utilizatori în întreaga lume. Asigurați-vă că urmați cele mai bune practici pentru a evita orice încălcare jenantă a datelor.
Cele mai bune practici pentru a face public un site SharePoint
Pentru a crea un site SharePoint public de succes, trebuie să urmați câteva bune practici. Pentru a realiza acest lucru, trebuie să vă concentrați pe trei sub-secțiuni esențiale: Considerații de securitate, Managementul conținutului și Întreținerea site-ului. Aceste practici vor asigura un site SharePoint securizat, organizat și bine întreținut, care răspunde nevoilor publicului vizat.
Considerații de securitate
Asigurarea securității unui site public SharePoint este esențială . Configurați protocoale de autentificare, parole și permisiuni pentru a opri accesul neautorizat și pierderea de date. Aplicați în mod regulat actualizări pentru a reduce vulnerabilitățile.
cum să afli versiunea sql server
Educația utilizatorilor este de asemenea importantă. Ghidați utilizatorii să creeze parole puternice, să identifice încercările de phishing și să navigheze în siguranță. Implicați angajații în identificarea riscurilor și raportarea activităților suspecte.
Selectați o opțiune de găzduire care îndeplinește cerințele de securitate. De exemplu, căutați certificate SSL, protecție DDoS și sisteme de detectare a intruziunilor.
O companie nu a reușit să facă acest lucru și s-a confruntat cu repercusiuni legale și daune aduse reputației lor . Evitați aceeași greșeală – acordați prioritate securității site-ului dvs. public SharePoint. Gestionați conținutul cu controlul versiunilor și etichetele metadate - cum ar fi păstorirea pisicilor!
Management de conținut
Publicarea unui site SharePoint pentru public necesită un management eficient al conținutului. Acest lucru creează un flux constant de vizitatori care se implică.
Înțelege-ți publicul. Folosiți un limbaj ușor de înțeles. Grupați conținutul pentru a facilita navigarea. Păstrați link-urile la zi.
Implementați fluxuri de lucru în cadrul organizației. Verificarea calității și revizuirile de control sunt esențiale înainte de a publica ceva.
Efectuați recenzii regulate ale funcției de căutare a site-ului. Acest lucru oferă rezultate mai bune și simplifică navigarea.
Urmați aceste bune practici. Acest lucru crește expunerea și construiește o comunitate activă.
Ca o mașină, mențineți site-ul SharePoint să funcționeze fără probleme. Schimbați uleiul în mod regulat sau veți rămâne blocat pe Autostrada Informațională.
Întreținerea șantierului
Păstrarea unui site SharePoint este esențială pentru performanță bună și satisfacție a utilizatorului . Întreținerea regulată, cum ar fi actualizările și backup-urile, previne problemele și menține site-ul să funcționeze fără probleme. Eliminarea fișierelor și datelor inutile poate, de asemenea, accelera timpul de încărcare și poate îmbunătăți funcționalitatea site-ului .
Dar întreținerea înseamnă mai mult decât actualizări și backup-uri regulate. Trebuie să vă monitorizați conținutul pentru a vă asigura că este actualizat și util . Analytics vă poate ajuta să urmăriți comportamentul vizitatorilor pe site, să găsiți probleme și să aduceți îmbunătățiri.
Gestionarea nivelurilor de acces al utilizatorilor este, de asemenea, esențială. Asigurați-vă că utilizatorii au acces doar la ceea ce au nevoie, protejând în același timp informațiile sensibile.
Uneori, apar probleme neașteptate care necesită atenție imediată. De exemplu, o actualizare sau o modificare care afectează negativ aspectul sau funcționalitatea site-ului. În acest caz, a un sistem de asistență fiabil este esențial pentru o rezoluție rapidă .
Amintiți-vă: mențineți publicul antrenat și distrat!
Concluzie
Ați obținut succes făcând public site-ul dvs. SharePoint! Acest lucru vă permite să colaborați cu oameni din afara organizației dvs., ceea ce duce la o productivitate și o comunicare mai bune. Cu toate acestea, este esențial să se stabilească măsuri de securitate pentru a proteja orice date confidențiale.
Pentru a crea un site public SharePoint, urmați pași conturați și asigurați-vă că sunt setate permisiunile corecte pentru utilizatorii externi. Puteți personaliza aspectul site-ului și puteți adăuga părți web pentru a vă satisface nevoile individuale.
Fii mereu cu ochii pe care are acces pe site și eliminați orice utilizator neautorizat. Cu un management adecvat, un site public SharePoint poate fi un instrument excelent pentru partajarea informațiilor și pentru lucrul cu alții.
Profită de beneficii a unui site public SharePoint! Urmați acești pași și începeți imediat să vă răspândiți cunoștințele.
întrebări frecvente
Î: Cum fac public site-ul meu SharePoint?
R: Pentru a face public site-ul dvs. SharePoint, trebuie să activați accesul anonim în setările de permisiuni ale site-ului. Acest lucru va permite oricui să acceseze site-ul fără a fi nevoie să se conecteze.
Î: Pot alege ce părți ale site-ului meu SharePoint sunt publice?
R: Da, puteți personaliza permisiunile pentru liste individuale, biblioteci și pagini din site-ul dvs. SharePoint. Acest lucru vă permite să faceți publice numai anumite părți ale site-ului, păstrând în același timp altele private.
Î: Publicarea site-ului meu SharePoint va afecta securitatea acestuia?
R: Da, publicarea site-ului dvs. SharePoint poate compromite securitatea acestuia. Cu toate acestea, puteți atenua acest risc prin setarea corectă a permisiunilor, folosind criptarea SSL și monitorizarea periodică a site-ului pentru acces neautorizat.
Î: Cum partajez altora site-ul meu public SharePoint?
R: Odată ce site-ul dvs. SharePoint este public, puteți partaja adresa URL altor persoane prin e-mail, rețele sociale sau alte mijloace. De asemenea, puteți adăuga un link către site pe site-ul web sau intranet al organizației dvs.
Î: Am nevoie de software sau instrumente speciale pentru a face public site-ul meu SharePoint?
R: Nu, nu aveți nevoie de niciun software sau instrumente speciale pentru a face public site-ul dvs. SharePoint. Tot ce aveți nevoie este accesul la setările site-ului și posibilitatea de a modifica permisiunile.
Î: Pot limita numărul de persoane care pot accesa site-ul meu public SharePoint?
R: Deși nu puteți limita numărul de persoane care pot accesa un site public SharePoint, puteți controla cine are permisiunea de a face modificări site-ului. Restricționând permisiunile de editare, vă puteți asigura că numai utilizatorii autorizați pot modifica conținutul site-ului.
