Ce este un flux de lucru? Un ghid pentru începători pentru managementul fluxului de lucru

Dacă te uiți pe prima pagină a Google pentru ceea ce este un flux de lucru, primul rezultat este literalmente definiția dicționarului.

Secvența de procese industriale, administrative sau de altă natură prin care o lucrare trece de la inițiere la finalizare.

Apoi aveți definiția lui Kissflow, care nu este mai clară:

O secvență de sarcini care procesează datele printr-o anumită cale de la inițiere până la finalizare.

Și apoi există, ei bine, această pagină. Și cum definim un flux de lucru?

eliminarea filigranului de schiță în Word

Un flux de lucru este modul în care finalizați munca.

Acum ajungem undeva.

Ce este un flux de lucru?

Fluxurile de lucru sunt o serie de pași care trebuie finalizați într-un proces.

Gândiți-vă la asta literalmente ca la o muncă care curge de la o etapă la alta, indiferent dacă este printr-un coleg, instrument sau alt proces. Puteți executa singur un flux de lucru complet (cum ar fi scrierea, editarea și publicarea unei postări pe blog) sau poate implica mai multe persoane (cum ar fi facturarea unui client).

De ce sunt importante fluxurile de lucru?

Pentru companii, fluxurile de lucru pot deveni extrem de complicate.

Gândiți-vă la procesul de integrare a angajaților dvs. Mai multe departamente diferite trebuie să se coordoneze pentru a finaliza corect acest proces. Pe lângă pierderea noului talent, integrarea proastă poate duce și la probleme serioase de conformitate.

La acest nivel trebuie monitorizate, gestionate și optimizate în mod corespunzător pentru a se asigura că sunt cât mai eficiente.

Care este diferența dintre fluxurile de lucru și procese?

Fluxul de lucru și proces deseori se folosesc interschimbabil. Având în vedere că adesea vin ca un set potrivit, acest lucru este de înțeles.

Imaginea de mai sus enumeră diferențele majore dintre fluxurile de lucru și procese, dar punctul principal este:

A proces este o metodă folosită pentru a executa o succesiune de Activități .

A fluxul de lucru este o instrument folosit pentru facilitează această metodă .

Dacă ne întoarcem la exemplul de îmbarcare a angajaților, procesul reprezintă toți pașii diferiți care trebuie parcurși, cum ar fi:

• Hârtii completate
• Configurarea stației de lucru
• Instruire

Fluxul de lucru prezintă acești pași într-o structură clară, astfel încât să fie ușor de vizualizat ceea ce trebuie făcut într-o diagramă sau o listă de verificare.

Cele mai bune practici pentru fluxul de lucru

Pentru a construi un flux de lucru eficient, trebuie să răspundeți la trei întrebări importante:

• Ce lucrări exacte trebuie făcute?
• Cine este responsabil pentru fiecare loc de muncă?
• Cât timp va dura fiecare sarcină?

Răspunzând la aceste întrebări și structurând răspunsurile într-o diagramă sau proces, obțineți un flux de lucru.

Măsurând munca care trebuie făcută, puteți gestiona cât de optim este executată. În caz contrar, nu ai idee ce se întâmplă sau unde se află blocajul în activitatea echipei tale.

Etapele unui flux de lucru

Construirea unui flux de lucru se reduce la 5 etape:

1. Identificați sarcinile care trebuie îndeplinite
2. Stabiliți cine este responsabil pentru aceste sarcini
3. Organizați sarcinile într-o secvență
4. Testați fluxul de lucru
5. Examinați și repetați

Este esențial să practici îmbunătățirea continuă atunci când vine vorba de menținerea fluxurilor de lucru. Făcând aceste mici ajustări pe parcurs, vă va asigura că fluxul dvs. de lucru include doar sarcinile cele mai necesare și actualizate la zi - și nu va trebui să petreceți timp la o revizie majoră în continuare.

Cele 3 componente de bază ale unui flux de lucru

În timp ce numărul de sarcini din fiecare flux de lucru poate varia de la 8 la 80, fiecare flux de lucru este format din 3 componente de bază:

Declanșator:Evenimentul care începe fluxul de lucru. Aceasta poate fi o acțiune, o decizie, un moment specific sau un răspuns la ceva.Seria de sarcini/lucrare:Aceasta include toate sarcinile, oamenii și rezultatele implicate în fluxul de lucru.Rezultate:Ce produce fluxul de lucru. Un rezultat sau un rezultat poate fi ceva tangibil, cum ar fi achiziționarea unui serviciu, sau mai abstract, cum ar fi accesarea anumitor informații.

Seria de sarcini va ocupa cea mai mare parte a fluxului de lucru, dar atât declanșatorul, cât și rezultatele sunt la fel de importante. Dacă nu știi unde ar trebui să înceapă și să se termine procesul, fluxul tău de lucru va fi destul de inutil.

Tipuri de fluxuri de lucru

Deoarece este întotdeauna cel mai bine să faci lucrurile în trei, există trei tipuri principale de flux de lucru pe care le vei întâlni:

• Fluxuri de lucru ale proiectului
• Fluxuri de lucru simple ale proceselor
• Fluxul de lucru al procesului condiționat

Analizarea diferenței exacte dintre aceste tipuri poate fi uneori dificilă, dar, la fel ca în orice, trebuie să vă asigurați că utilizați instrumentul potrivit pentru lucrare.

Fluxuri de lucru ale proiectului sunt tipul cel mai simplist. În general, sunt fluxuri de lucru unice concepute pentru a menține un proiect pe drumul cel bun, astfel încât livrabilele să fie la timp, responsabilitatea este clară și echipa dvs. să nu se confrunte cu blocaje.

Este posibil să puteți reutiliza părți ale fluxului de lucru al unui proiect. De exemplu, echipa de conținut creează mai multe piese de conținut.

Fiecare dintre acestea este un mic proiect. În funcție de o varietate de factori, pașii exacti nu sunt întotdeauna aceiași. De la procesul de ansamblu este , totuși, putem reutiliza fluxul de lucru pentru crearea de conținut pentru lucruri precum cercetare, recenzii și solicitări de imagini.

În continuare, aveți flux de lucru simplu al procesului . Acest tip de flux de lucru acoperă toate sarcinile dvs. previzibile și repetabile. Trimiterea unei facturi sau aprobarea timpului liber sunt fluxuri de lucru simple.

Nu contează: nimic nu se schimbă. Fluxul de lucru urmează exact în același timp, exact în același mod de fiecare dată când este rulat fluxul de lucru.

Simplu.

În cele din urmă, există fluxul de lucru al procesului condiționat . Aceste fluxuri de lucru folosesc o formă de daca atunci logica pentru structurarea procesului.

Este romanul Alege-ți propria aventură al fluxurilor de lucru: dacă vrei să explorezi temnița, mergi la sarcina 13. Dacă vrei să investighezi orașul, treci la sarcina 22.

La Process Street, ne referim la ea ca logică condiționată, care creează căi de ramificare în cadrul aceluiași flux de lucru. Este grozav pentru că înseamnă că pentru lucruri precum tichetele de îmbarcare sau de ajutor aveți nevoie de un singur flux de lucru pentru mai multe situații.

Fluxul de lucru de integrare a clientului procesatorilor de salarizare este un exemplu perfect al exact ceea ce poate face logica condiționată:

Cum utilizează procesatorii de salarizare logica condiționată a Process Street pentru integrarea clienților

Optimizarea fluxului de lucru

Am dat peste o postare pe LinkedIn nu cu mult timp în urmă care vorbea despre cuvinte la modă și jargon de afaceri. Aceste cuvinte la modă au fost împărțite în două tipuri:

• Prea vag pentru a fi descris în orice alt mod (gândiți-vă la dinamic și la cohortele sale)
• Atât de evident că nu trebuiau spuse (inovatoare, centrate pe client etc.)

Optimizarea este puțin ca acele cuvinte la modă. Știm cu toții ce înseamnă optimizare în dicționar. Știm cu toții că este un lucru bun. Lucrurile sunt întotdeauna mai bune atunci când sunt optimizate.

Dar ce înseamnă optimizarea în raport cu un flux de lucru? Ce este un flux de lucru optimizat și cum îl obțineți?

Imbunatatire continua

Construirea unui flux de lucru este doar primul pas. Fără o atenție adecvată, fluxurile de lucru pot fi ușor blocate de ineficiențe și sarcini redundante.

Aici intervine îmbunătățirea continuă. Verificându-vă periodic fluxurile de lucru, vă puteți asigura că acestea rămân la zi și se potrivesc nevoilor dumneavoastră. Puteți decide apoi dacă trebuie să faceți modificări incrementale sau inovatoare în procesele dvs. și în modul în care se desfășoară fluxurile de lucru.

Schimbările incrementale sunt în principiu ceea ce sună: mici ajustări și îmbunătățiri pe care le faci pe măsură ce le întâlnești.

Schimbările revoluționare sunt schimbări mari efectuate de obicei printr-un proces de revizuire de grup și de luare a deciziilor. Deși s-ar putea să te trezești că faci schimbări graduale destul de des, dacă te trezești că faci în mare parte schimbări revoluționare, trebuie să-ți reevaluezi fluxul de lucru (și, eventual, chiar procesul).

Six Sigma , DMAIC , lean și kaizen sunt toate instrumente cu adevărat utile pentru implementarea îmbunătățirilor continue.

Automatizarea fluxului de lucru

Automatizarea este rațiunea de a fi a unui flux de lucru.

Fluxurile de lucru preiau toate acele procese sălbatice, intuitive și le aduc ordine. Dar asta nu înseamnă că automatizarea este încorporată în fluxul de lucru sau chiar că fiecare flux de lucru are nevoie de automatizare.

Inca confuz?.

Automatizarea fluxului de lucru este identificarea părților unui proces care pot fi realizate fără prea multă - sau nicio implicare umană.

Câteva exemple de lucruri pe care le puteți automatiza sunt:

• Trimiterea unui e-mail de bun venit standardizat
• Transferarea datelor într-o foaie de calcul
• Adăugarea unui eveniment în calendarul dvs
• Procesarea unei plăți

Toate acestea sunt sarcini repetitive care pot dura doar câteva minute, dar acele minute se adună.

În plus, cu atât este mai mare șansa de eroare umană. Gândiți-vă: aveți ore de introducere a datelor în față. Doar stând acolo, punând numere în coloane toată ziua, cel mai emoționant fiind când Tony a apărut cu gogoși în acea dimineață.

Începi cu intenții bune, dar în ce moment mergi pe pilot automat? În ce moment ați lovit accidental un zero suplimentar și ajungeți să taxați un client cu 5000 USD în loc de 500 USD? Sau vice versa? Ambele sunt rele.

De aceea automatizezi.

Odată ce ați identificat sarcinile de automatizat, implementarea este destul de simplă. Cu software precum Zapier, puteți configura integrări pentru a lega un declanșator dintr-o aplicație cu un rezultat din alta.

Introduceți datele o dată. Este trimis în toate locurile în care trebuie să fie. Aveți o acuratețe completă pe toate canalele și vă costă doar timpul necesar să faceți clic pe un buton.

Beneficiile unui flux de lucru

Fluxurile de lucru reduc risipa. Timp pierdut, efort irosit, resurse irosite.

Pe măsură ce vă mapați procesele, veți putea identifica unde aveți blocaje și sarcini redundante. Odată ce știi unde sunt, le poți elimina. Apoi tu și echipa ta te poți concentra asupra sarcinilor necesare.

Fluxurile de lucru sunt, de asemenea, excelente pentru comunicare, responsabilitate și transparență. Un flux de lucru ar trebui să clarifice cine este responsabil pentru ce și când trebuie finalizat un livrabil. Nu trebuie să-ți microgestionezi echipa. Echipa ta nu trebuie să fie microgestionată. Toți sunt mai fericiți.

Deoarece fiecare aspect al unui proces este documentat în fluxul de lucru, toată lumea din echipă are informațiile de care au nevoie atunci când au nevoie. Reducerea comunicării greșite îmbunătățește productivitatea – și lasă echipa ta mult mai puțin frustrată cu sarcinile lor și reciproc.

Provocările unui flux de lucru

Fluxurile de lucru necesită o atenție constantă. Nu poți să construiești unul pur și simplu și să te aștepți să funcționeze perfect pentru totdeauna. Trebuie să-l întreții.

Întreținerea fluxului de lucru poate fi consumatoare de timp și complicată - in mod deosebit dacă nu v-ați practicat principiile de îmbunătățire continuă.

Dar neefectuarea întreținerii regulate cauzează probleme serioase:

• Estimări inexacte de timp/cost
• Erori de comunicare greșită
• Sari peste sau uitare de pasi importanti
• Aprobările aplicate fără testare – sau nu se aplică atunci când este necesar
• Blocaje costisitoare

Gândiți-vă la un flux de lucru precum o mașină. Mașinile sunt cu adevărat utile și eficiente. De obicei, puteți face mai multe în mai puțin timp conducând decât mergând pe jos.

satisfactia clientului

În plus, nu trebuie să porți totul.

Dar mașinile au nevoie de controale. Unele sunt mici – anvelope noi, schimburi de ulei, teste de emisii și așa mai departe. Uneori trebuie să investești puțin mai mult – cum ar fi un nou starter sau o curea de ventilator. Pe cont propriu, aceste lucruri nu sunt cu adevărat mare lucru.

Dacă ați trecut vreodată prea mult timp fără schimbarea uleiului, știți exact cât de importantă poate fi întreținerea regulată.

Instrumente software pentru fluxul de lucru și furnizori

Dacă utilizați fluxul de lucru pe Google (ceea ce ați făcut, evident), veți vedea exact câte tipuri de software pentru flux de lucru există. Când abia începi cu fluxurile de lucru – care ești – este dificil să identifici care dintre ele oferă exact ceea ce ai nevoie pentru cea mai bună valoare.

Așadar, iată câteva dintre instrumentele noastre preferate de creare a fluxului de lucru:

Masa de aerisire așa rămânem organizați. Cu Masa de aerisire puteți configura vizualizări personalizate, panouri kanban personalizate și puteți automatiza totul, de la crearea unei înregistrări până la trimiterea unui e-mail.

Mă uit este instrumentul perfect pentru a vă contura fluxul de lucru. Mă uit acționează ca o tablă albă colaborativă în care întreaga echipă – indiferent dacă este de la distanță sau în persoană – poate lucra împreună pentru a construi acel lucru de care aveți nevoie.

Slack este centrul universal de mesagerie pentru aproape fiecare echipă de acolo. De ce nu? Slack se integrează cu aproape toate aplicațiile cu care lucrați. Puteți sări în grupuri, să înregistrați videoclipuri și să partajați fișiere cu toată lumea din echipa dvs. sau doar cu unul. Și există GIF-urile. Cui nu-i place un GIF bun?

Strada Procesului. Știai că va veni, nu? Fluxurile de lucru Process Street sunt nucleul central pentru tot ceea ce facem. Solicitări PTO, îmbarcare, birou de asistență, crearea acestei pagini... Totul este realizat folosind un flux de lucru. Și – fie prin Zapier, fie prin automatizările noastre primare – toate aceste fluxuri de lucru pot fi conectate la Slack, Airtable și restul suitei noastre de software.

Cum arată un flux de lucru?

Aceasta este schița unui proces:

Mai exact, aceasta este schița procesului nostru de creare a conținutului. Fluxul de lucru pentru acest proces are mulți, mulți alți pași, o varietate de căi condiționate și o mulțime de automatizări.

Dar aici a început. Opt pași de parcurs de la începutul unei sarcini până la publicare.

Dacă ai cerut cuiva din echipa de conținut să descrie acest proces, sunt dispus să pariez că nu ar fi atât de succint sau atât de specific. Unii pași ar fi elaborați, unii ar fi săriți peste, iar descrierea în sine ar fi probabil destul de neliniară.

Așa funcționează creierul oamenilor. De aceea, este important să vă schițați procesul înainte de a crea fluxul de lucru.

Acum, fiecare dintre acești opt pași devine o secțiune în cadrul unui flux de lucru. Apoi împărțim fiecare pas în sarcini individuale.

De exemplu, în primul pas, Writer primește o sarcină, sarcinile fluxului de lucru arată cam așa:

1. Se alege subiectul (înregistrare Airtable generată prin Slack)
2. Data scadentă setată (adăugat în calendar prin fluxul de lucru Process Street)
3. Data publicării setată (adăugat în calendar prin fluxul de lucru)
4. Editorul este alocat (înregistrarea Airtable este actualizată prin fluxul de lucru)
5. Echipa de proiectare este desemnată (înregistrarea Airtable generată prin Airtable)
6. Scriitorul primește sarcina (notificarea primită prin Slack și Process Street)

Aceste șase sarcini sunt fiecare împărțite într-o singură acțiune. Acest lucru simplifică procesul și se asigură că nimic nu este lăsat deoparte. Fără aceste automatizări, ar fi foarte ușor să setați accidental o dată scadentă, dar nu și data publicării.

Dacă acele date au fost introduse manual pentru toată lumea, fiecare membru al echipei ar putea ajunge să lucreze la diferite date scadente – ceea ce ar putea cauza blocaje majore pe linie.

Cum să profitați la maximum de fluxurile dvs. de lucru

Amintiți-vă că un flux de lucru este un instrument. Este un instrument util și un instrument versatil, dar nu poate face totul.

Când vă construiți fluxul de lucru, trebuie să aveți o înțelegere clară a procesului la care lucrați și a rezultatului pe care doriți să-l obțineți. Identificați ce sarcini pot fi automatizate și care necesită o abordare mai practică.

Cel mai important, continuați să lucrați la el. Un flux de lucru bun este în continuă schimbare, deoarece procesul dumneavoastră – și nevoile dumneavoastră – se vor schimba constant. Dacă ceva din fluxul dvs. de lucru a devenit redundant sau irelevant, scăpați de el. Dacă adăugați un nou pas în proces, asigurați-vă că îl adăugați și în fluxul de lucru.

Un flux de lucru bun ar trebui să ușureze munca, nu mai complicată.