Înțelegerea accesului SharePoint
Când vine vorba de SharePoint, trebuie să știți cum este acordat și gestionat accesul. Identificarea SharePoint Access înseamnă înțelegerea cine poate vizualiza, edita sau partaja fișiere și foldere – și gestionarea eficientă a acestora.
Pentru a acorda acces la SharePoint, accesați site-ul și selectați 'Acțiune' în colțul din dreapta sus. Apoi puteți invita oameni cu roluri diferite, cum ar fi 'citit' , 'a contribui' , sau 'control total' în funcţie de nivelul lor de acces.
De asemenea, este înțelept să creați grupuri de securitate pentru a partaja conținut și a gestiona sarcinile echipei dvs. Aceste grupuri facilitează administrarea drepturilor utilizatorului în mai multe zone SharePoint.
Odată, am împărtășit un document confidențial cu cineva care nu ar fi trebuit să aibă acces. După ce mi-am dat seama de greșeala mea, am eliminat permisiunile individului. Mi-a arătat importanța înțelegerii SharePoint Access – oferind acces numai celor care au nevoie de el și gestionându-l bine pentru securitate. Deblocați secretele SharePoint cu puterea de a acorda acces (și puțină magie)!
Acordarea accesului la SharePoint
Pentru a acorda acces la SharePoint, trebuie să cunoașteți tipurile de privilegii de acces disponibile și pașii pentru acordarea acestora. Cu secțiunea privind acordarea accesului la SharePoint și sub-secțiunile sale, Tipuri de acces în SharePoint și Pași pentru acordarea accesului la SharePoint, puteți afla rapid cum să acordați privilegii de acces adecvate membrilor echipei dvs.
Tipuri de acces în SharePoint
SharePoint acordă trei tipuri de acces : utilizator, grup și nivel de site . Nivelul de utilizator este personalizat; la nivel de grup este colectiv, iar la nivel de site este specific unui segment.
portalul biroului de administrare
Controlul mijloacelor de acces gestionarea cine poate vizualiza, edita sau șterge datele . SharePoint oferă caracteristici de securitate personalizate, dar depinde de politica companiei.
Trebuie să asigurați echilibrul corect între ușurința de utilizare și siguranță alocarea permisiunilor potrivite . Autentificarea cu mai mulți factori poate ajuta la securitate.
Verificați politicile organizației dvs. referitoare la SharePoint. Implicați specialiști IT pentru a determina setările utilizatorului/grupului/site-ului pentru o productivitate optimă fără a compromite securitatea. Cu planul potrivit, vă puteți bucura de numeroasele capabilități ale SharePoint cu control granular asupra permisiunilor!
Pași pentru a acorda acces la SharePoint
Partajarea fișierelor SharePoint poate fi dificilă. Am făcut totul mai ușor cu ghidul nostru în patru pași pentru acordarea unui acces sigur și eficient.
- Accesați site-ul SharePoint.
- Faceți clic pe „Setări” pictograma roată din dreapta sus.
- Alege „Setări site” din meniul drop-down.
- Selectați „Permisiuni de site” apoi „Invitați utilizatori” .
Rețineți: adresa de e-mail trebuie să fie corectă, altfel invitația nu va fi transmisă.
De asemenea, vă sugerăm să utilizați grupuri sau foldere SharePoint pentru partajarea și organizarea mai rapidă. Documentarea regulată a politici de securitate este de asemenea recomandat.
Controlul accesului la SharePoint este ca și cum ai păzi un regat - dar cu mai puțin risc de revoltă!
Gestionarea accesului SharePoint
Pentru a gestiona eficient accesul SharePoint, trebuie să acordați și să revocați accesul persoanelor potrivite la momentul potrivit. Pentru a permite partajarea fără probleme, ar trebui să luați în considerare diferite moduri de a gestiona permisiunile. Două soluții ideale sunt revocarea accesului în SharePoint și revizuirea cererilor de acces SharePoint, pe care le vom trata în detaliu în această secțiune.
Revocarea accesului în SharePoint
Este foarte important să controlați accesul la documentele, directoarele și site-urile SharePoint. Când personalul sau vânzătorii pleacă, trebuie să le revocați accesul pentru a vă proteja împotriva vizionărilor sau modificărilor neautorizate.
Iată un ghid în 3 pași pentru a revoca accesul SharePoint:
- Găsiți utilizatorul de eliminat.
- Accesați site-ul sau biblioteca de documente din care doriți să le eliminați.
- Ștergeți-le permisiunile de pe site sau din bibliotecă.
Notă: Revocarea accesului SharePoint înseamnă mai mult decât dezactivarea contului lor. De asemenea, trebuie să le eliminați din grupurile cărora le aparțin și să ștergeți toate permisiunile unice de la nivelul articolului.
Pentru a păstra datele în siguranță, examinați în mod regulat mediul SharePoint al organizației dvs. Căutați conturi și roluri vechi care nu mai există.
Nu vă asumați riscuri - mențineți lista de conturi la zi! Acționați acum înainte ca informațiile sensibile să fie expuse! Gestionarea cererilor de acces SharePoint este ca și cum ați juca scăderea încrederii – dar cu mize mult mai mari!
Examinarea solicitărilor de acces SharePoint
Când vine vorba de gestionarea accesului SharePoint, revizuirea solicitărilor este a trebuie sa . Se asigură că persoanele potrivite primesc fișierele și informațiile potrivite, ținând în același timp departe persoanele neautorizate.
- Începeți prin a vă uita la detaliile solicitării. Cine solicită acces? Ce nivel?
- Apoi, evaluați motivul solicitării. De ce au nevoie de acest document sau dosar?
- Apoi, luați în considerare riscurile. Ar putea sterge sau modifica datele?
- În cele din urmă, decideți dacă acordați sau refuzați accesul.
Procesele automatizate pot simplifica procesul de revizuire. Acest lucru economisește timp pentru profesioniștii IT.
Când revizuiți, amintiți-vă politicile de securitate. Cântărirea cu atenție a riscurilor și a beneficiilor ajută la protejarea informațiilor sensibile împotriva persoanelor nepotrivite.
Controalele slabe de securitate SharePoint au cauzat breșe majore de date. De exemplu, un furnizor de asistență medicală a avut o încălcare mare din cauza controalelor proaste ale permisiunilor utilizatorilor în sistemul său SharePoint.
Examinarea cererilor de acces SharePoint este cheia pentru protejarea datelor și prevenirea încălcării datelor. Acordarea accesului este ca și cum ați preda cheile mașinii. Fii atent – nu vrei un site totalizat .
Cele mai bune practici pentru acordarea accesului SharePoint
Pentru a asigura o securitate optimă și a simplifica accesul la SharePoint, trebuie să utilizați cele mai bune practici în acordarea accesului. Controlul accesului bazat pe roluri și monitorizarea regulată a accesului sunt esențiale. În această secțiune despre „Cele mai bune practici pentru acordarea accesului SharePoint”, vom explora două subsecțiuni: „Controlul accesului bazat pe roluri în SharePoint” și „Monitorizarea regulată a accesului în SharePoint” ca soluții.
Controlul accesului bazat pe roluri în SharePoint
Controlul accesului bazat pe roluri (RBAC) este un must-have în SharePoint. Oferă utilizatorilor posibilitatea de a-și gestiona datele cu niveluri de permisiune specifice atribuite diferitelor roluri. Este un sistem securizat care se asigură că informațiile sunt păstrate în siguranță și nu sunt modificate.
A folosi RBAC în SharePoint , trebuie să dai roluri ca Administrator, Colaborator, Vizionator și Acces limitat către utilizatori sau grupuri. Fiecare rol are permisiuni diferite, iar acestea pot fi modificate după cum este necesar. Această caracteristică încurajează colaborarea și scade complexitatea gestionării accesului la activele SharePoint.
De asemenea, RBAC poate fi utilizat la nivel de colecție de site-uri, oferindu-vă mai mult control asupra permisiunii. Puteți crea grupuri personalizate cu drepturi de acces specifice sau puteți utiliza grupurile implicite pe care vi le oferă SharePoint pentru confort.
Pentru cel mai bun rezultat cu acordarea accesului la SharePoint, luați în considerare aceste sfaturi:
- Stabiliți politici și reguli clare pentru momentul în care accesul este acordat sau retras.
- Examinați în mod regulat permisiunile utilizatorilor pentru a vă asigura că drepturile de acces sunt încă aplicabile.
Nu în ultimul rând, profitați de funcțiile de audit ale SharePoint pentru a observa toate activitățile efectuate de cei cu permisiuni de nivel superior.
opțiuni de aspect Outlook
Aceste sfaturi sunt benefice deoarece vă oferă o procedură normală de gestionare a drepturilor de acces și vă oferă vizibilitate asupra modului în care datele sunt accesate și utilizate în organizația dvs. Urmând aceste bune practici, puteți păstra controlul asupra mediului SharePoint, încurajând în același timp colaborarea cu echipele dvs. Pentru a rămâne în siguranță, supravegherea accesului în SharePoint este ca un control stomatologic.
Monitorizarea regulată a accesului în SharePoint
În calitate de administrator SharePoint, este vital să monitorizați accesul în mod regulat. Iată patru bune practici pentru a vă ajuta:
- Efectuați revizuiri periodice de acces: verificați permisiunile utilizatorilor în SharePoint pentru a vă asigura că oamenii au accesul potrivit pentru rolul lor.
- Monitorizați comportamentul utilizatorului: urmăriți utilizatorii care cere adesea modificări de permis sau vizualiza fișiere sensibile care nu au legătură cu munca lor .
- Activați auditarea: activați auditarea pentru a urmări orice modificări aduse permisiunilor. Aceasta include cine le-a făcut și când.
- Utilizați instrumente terțe: utilizați instrumente externe care se integrează cu SharePoint pentru a obține vizibilitate în jurnalele de activitate.
Monitorizarea regulată este esențială pentru a opri încălcările de securitate și pierderile de date. Încălcarea securității Target din 2013 este dovada acestui lucru. Hackerii au furat date de la milioane de clienți printr-un sistem de furnizori terți care nu a fost monitorizat. Monitorizați nu numai punctele de acces interne, ci și externe pentru a preveni atacurile rău intenționate. Acordarea accesului SharePoint este ca și cum ai oferi cuiva o cheie a casei tale plină cu informații sensibile. Monitorizează-l!
Concluzie: Gestionare eficientă a accesului SharePoint
Gestionarea eficientă a accesului SharePoint este cheia pentru o colaborare sigură și eficientă . Acordarea permisiunii potrivite membrilor echipei poate spori productivitatea și poate reduce riscul de încălcare a datelor. Începeți prin a decide nivelul precis de permisiune și utilizați grupuri pentru o gestionare ușoară. Explorați opțiunile de partajare externă pentru a permite partenerilor sau vânzătorilor să acceseze un anumit conținut. Utilizați instrumentele de auditare și raportare pentru a monitoriza activitatea și pentru a identifica eventualele probleme. Examinați și actualizați permisiunile de acces în mod regulat.
Instruiți toți utilizatorii în utilizarea corespunzătoare a SharePoint și practicile de securitate . Comunicați clar politicile și aplicați-le în mod constant.
Un coleg a împărtășit odată o poveste. Era vorba despre un angajat care a împărtășit din greșeală informații confidențiale cu părți neautorizate din cauza permisiunilor greșite în SharePoint. Acest lucru ar fi putut fi evitat cu protocoale adecvate de gestionare a accesului. Acesta arată cât de eficient este gestionarea accesului SharePoint pentru protejarea datelor sensibile.
întrebări frecvente
Î: Cum acord acces la SharePoint?
R: Pentru a acorda acces la SharePoint, conectați-vă la site-ul dvs. SharePoint, accesați Site Actions, faceți clic pe Site Permissions și adăugați utilizatorii sau grupurile care au nevoie de acces.
Î: Pot acorda acces la anumite documente sau foldere în SharePoint?
R: Da, puteți acorda acces la anumite documente sau foldere din SharePoint accesând documentul sau folderul, făcând clic pe elipsă, selectând „Gestionați accesul” și adăugând utilizatorii sau grupurile care au nevoie de acces.
Î: Cum gestionez permisiunile utilizatorilor în SharePoint?
cum să cunoști dimensiunea tabelului în Oracle
R: Pentru a gestiona permisiunile utilizatorilor în SharePoint, accesați Permisiuni site, selectați utilizatorul sau grupul ale cărui permisiuni doriți să le gestionați și alegeți nivelul de permisiune pe care doriți să-l atribuiți.
Î: Pot acorda acces utilizatorilor externi în SharePoint?
R: Da, puteți acorda acces utilizatorilor externi în SharePoint adăugându-i ca utilizatori invitați. Accesați Permisiuni site, selectați „Invitați oaspeți” și adăugați adresa de e-mail a utilizatorului extern.
Î: Care sunt nivelurile de permisiune în SharePoint?
R: Nivelurile de permisiune din SharePoint determină acțiunile pe care un utilizator le poate efectua pe site. Există mai multe niveluri de permisiune, inclusiv Control total, Proiectare, Editare, Citire și Acces limitat.
Î: Cum revoc accesul în SharePoint?
R: Pentru a revoca accesul în SharePoint, accesați Permisiuni site, selectați utilizatorul sau grupul al cărui acces doriți să-l revocați și faceți clic pe „Eliminați permisiunile utilizatorului”.
