O afacere poate funcționa la maximul său potențial doar cu un management adecvat al procesului. Dar care este definiția reală a managementului proceselor?
Pe măsură ce multe companii s-au convertit la munca de la distanță în timpul pandemiei din 2020, o mulțime de management al proceselor a devenit și digitală. În timp ce angajații s-au întors în cele din urmă la birourile lor, managementul proceselor și-a găsit o nouă casă în cloud.
Cu această schimbare bruscă și interes pentru perfecționarea managementului proceselor, merită să facem o scufundare profundă în ceea ce este de fapt managementul proceselor. Și ca companie care, sincer, a beneficiat de acea schimbare, avem multe de spus în această privință.
În acest articol vom defini managementul proceselor, vom vorbi despre beneficiile și provocările sale și vă vom oferi sfaturi despre cum să îl implementați în afacerea dvs.
La sfârșit, vom introduce chiar și un șablon gratuit pentru a vă ajuta să începeți.
Definiția managementului proceselor
Bine, ce este exact managementul proceselor?
Managementul proceselor – sau managementul proceselor de afaceri (BPM) – este tehnica folosită de organizații pentru a analiza, optimiza, monitoriza și controla diferite procese de afaceri.
cum să actualizați e-mailul Outlook
Cu BPM, companiile sunt capabile să:
- Automatizați procesele recurente, astfel încât acestea să funcționeze întotdeauna fără probleme
- Analizați procesele trecute pentru a vedea ce a mers bine și ce nu
- Urmăriți valorile în diferite procese
- Efectuați o analiză de risc pentru a atenua riscurile viitoare
- Măsurați eficiența folosind datele anterioare
De ce să vă deranjați cu managementul proceselor?
BPM este ceva de care fiecare organizație are nevoie, deoarece vă ajută să vă înțelegeți mai bine afacerea.
Folosind BPM, puteți analiza toate procesele dvs. de afaceri pentru a găsi ineficiențe și a veni cu soluții pentru a le remedia și optimiza. Face operațiunile de zi cu zi să funcționeze mult mai ușor și îmbunătățește gestionarea resurselor.
Dar acestea sunt doar micile beneficii.
Celelalte beneficii ale acestui lucru sunt imense. Nu numai că economisește timp și bani organizației dvs., dar vă permite și afacerii să răspundă la cerințele clienților și ale pieței mult mai rapid.
Beneficiile definirii clare a managementului procesului
Înțelegerea definiției BPM înseamnă că îl puteți diferenția mai bine de managementul programului și al proiectelor. Cunoscând diferența dintre cele trei tipuri de procese înseamnă că le vei putea folosi pe toate în mod eficient.
formatul de dată pentru dezvoltatori oracle sql
Cu BPM, este important să rețineți că este pentru procesele recurente din cadrul organizației dvs. Acestea sunt, în general, procese în desfășurare în cadrul unei afaceri și nu au un scop anume, cum ar fi integrarea angajaților. Acesta este cel mai mare factor de diferențiere.
Managementul de proiect este livrarea unui anumit produs sau serviciu. Există un început și un sfârșit clar. Proiectele sunt, în general, lucruri unice care nu se repetă, iar o echipă poate lucra doar la unul odată.
Managementul programului este undeva între celelalte două. Se ocupa de gestionarea interdependentelor dintre diferite proiecte. La fel ca BPM, managementul programului este în general în curs de desfășurare, dar, spre deosebire de BPM, nu se ocupă de procesele legate de afacere în ansamblu.
Beneficiile utilizării managementului proceselor
Managementul proceselor este un aspect critic al oricărei operațiuni de afaceri, având ca scop îmbunătățirea eficienței, reducerea costurilor și îmbunătățirea performanței generale. Iată câteva beneficii cheie ale utilizării managementului proceselor:
Eficiență crescută
Implementarea managementului proceselor permite organizațiilor să-și eficientizeze operațiunile, eliminând sarcinile redundante și îmbunătățind productivitatea. Cu procese clar definite, angajații pot lucra mai eficient, ceea ce duce la economii de timp și costuri.
Imbunatatire continua
Prin utilizarea managementului proceselor, companiile își pot monitoriza și evalua continuu procesele pentru a identifica zonele de îmbunătățire. Acest lucru le permite să facă ajustările necesare, să optimizeze fluxurile de lucru și să îmbunătățească performanța în mod continuu.
Serviciu îmbunătățit pentru clienți
Cu o eficiență îmbunătățită și procese simplificate, organizațiile pot oferi un serviciu mai bun pentru clienți. Procese precum onorarea comenzilor, soluționarea reclamațiilor și integrarea clienților pot fi standardizate și executate în mod consecvent, ceea ce duce la îmbunătățirea timpului de răspuns și a satisfacției clienților.
Economii
Managementul proceselor ajută la identificarea blocajelor, redundanțelor și ineficiențelor, permițând companiilor să își optimizeze alocarea resurselor și să reducă costurile. Prin eliminarea pașilor inutile și automatizarea proceselor manuale, organizațiile pot realiza economii semnificative de costuri.
Luare a deciziilor îmbunătățită
Managementul proceselor oferă companiilor date și perspective în timp real asupra operațiunilor lor. Acest lucru le permite să ia decizii în cunoștință de cauză, bazate pe informații corecte, ceea ce duce la rezultate mai bune în afaceri și la atingerea obiectivelor strategice.
Tipuri de management al proceselor
Managementul proceselor poate face foarte mult pentru a vă ajuta să vă atingeți obiectivele de afaceri, dar trebuie să vă familiarizați cu diferitele tipuri pentru a ști care este cel mai bun pentru dvs.
Managementul proceselor de afaceri
Acest tip de management al proceselor se concentrează pe îmbunătățirea proceselor de afaceri și a fluxurilor de lucru din diferite departamente sau funcții din cadrul unei organizații. Acesta își propune să optimizeze procesele, să sporească eficiența și să le alinieze la obiectivele strategice. Software-ul de management al proceselor de afaceri este o modalitate excelentă de a vă ajuta să configurați un sistem de management al proceselor.
Management de proiect
Managementul proiectelor implică planificarea, executarea și monitorizarea unui anumit proiect pentru a atinge obiective specifice într-un interval de timp definit. Se asigură că proiectele sunt livrate la timp, în limitele bugetului și respectă standardele de calitate dorite.
Managementul fluxului de lucru
Managementul fluxului de lucru se concentrează pe coordonarea și optimizarea sarcinilor, activităților și aprobărilor în cadrul unui proces definit. Se asigură că munca este direcționată eficient, că termenele limită sunt respectate și că toți pașii necesari sunt finalizați.
Managementul programului
Managementul programului implică gestionarea mai multor proiecte conexe ca un efort coordonat pentru atingerea obiectivelor organizaționale. Aceasta implică supravegherea planificării, execuției și monitorizării mai multor proiecte și asigurarea alinierii acestora la obiectivele strategice.
Automatizarea proceselor robotizate (RPA)
RPA implică utilizarea de roboți software sau roboți pentru a automatiza sarcini repetitive și bazate pe reguli. Acesta își propune să îmbunătățească eficiența, acuratețea și viteza prin reducerea intervenției manuale și minimizarea erorilor.
Cum să-ți educi echipa cu privire la definiția managementului proceselor
Membrii echipei sunt mai susceptibili la schimbare decât pentru care mulți manageri tind să le acorde credit. Cu toate acestea, mult prea des, BPM este întâmpinat cu o atitudine stabilită și uită. Există foarte puține schimbări.
Când vine vorba de educarea echipei dumneavoastră cu privire la definiția managementului procesului, abordarea dumneavoastră este mai importantă decât modul în care formulați definiția. Întreabă-te asta:
- De ce vreau ca echipa mea să cunoască definiția managementului proceselor?
- Cum va beneficia echipa de pe urma cunoașterii definiției?
- Care sunt așteptările mele de la echipă după ce discutăm despre BPM?
- Vreau ideile echipei mele sau vreau doar ca ei să știe ce este BPM în general?
Dacă vrei doar ca echipa ta să știe ce este BPM, atunci abordarea ta probabil că nu este cea potrivită.
Membrii echipei tale sunt cei care lucrează cu procesele stabilite în fiecare zi și probabil știu deja ce ar putea fi îmbunătățit. Când introduceți managementul proceselor în echipa dvs., ar trebui să fie o modalitate pentru dvs. de a deschide acea linie de comunicare cu echipa dvs.
Ar trebui să fie confortabil să vină la tine cu ideile lor pentru îmbunătățirea proceselor din acest moment înainte. Ideile lor trebuie ascultate mereu.
Modele de management al proceselor de afaceri definite
Modelarea managementului proceselor de afaceri este actul de reprezentare a proceselor unei organizații, astfel încât acestea să poată fi analizate, îmbunătățite și potențial automatizate.
Întreaga idee a modelelor BPM este de a avea o reprezentare fizică a unui proces așezată într-un mod care să aibă sens pentru oricine îl privește, fie că este vorba de ingineri sau părți interesate. Gândește-te la asta ca la o hartă mentală.
Exemple de modele de management al proceselor
Modul în care vă modelați procesele de afaceri depinde de dvs., dar există câteva modele bine stabilite care vă vor ajuta să începeți.
cum să curbați textul în Word
Diagrame de flux
Probabil cele mai cunoscute modele, organigramele sunt simple și ușor de realizat. Doar folosind o varietate de forme conectate prin săgeți, puteți demonstra cu ușurință cum anumite părți ale unui proces curg în alta.
Acestea funcționează, în general, cel mai bine pentru procese simple sau pentru simplificarea celor mai complicate.
Notație de modelare a proceselor de afaceri
Noțiunea de modelare a proceselor de afaceri (BPMN) cartografiază procesele de afaceri folosind o notație grafică. Creat de Object Management Group (OMG), scopul BPMN este de a face chiar și cele mai complexe procese de afaceri ușor de înțeles pentru toată lumea dintr-o echipă, de la dezvoltatori de software până la analiști de afaceri.
De fapt, puteți învăța cum să creați un BPMN gratuit Site-ul OMG dacă acesta este modelul cu care vrei să mergi.
Diagramele Gantt
Diagramele Gantt au fost create de inginerul mecanic american Henry Gantt și există de mai bine de 100 de ani. Aceste diagrame sunt cel mai bine utilizate pentru procese care sunt sensibile la timp, deoarece folosesc bare pentru a urmări termenele limită ale anumitor sarcini sau proiecte.
Diagramele Gantt sunt secvențiale și foarte ușor de înțeles. Există un motiv întemeiat pentru care sunt încă utilizate în mod obișnuit astăzi.
Diagrame de flux de date
Diagramele de flux de date (DFD) vă permit să vizualizați fluxurile de date. DFD-urile funcționează ca diagrame de flux, dar în general au o cheie mult mai mare pentru a ajuta la menținerea diferitelor forme și culori clare și organizate.
Acestea vă ajută să vedeți cum circulă datele într-un proces și, de asemenea, între procese. Ele sunt în general mai bune pentru echipa ta și nu pentru părțile interesate, deoarece pot deveni puțin complicate în funcție de câte date sunt reprezentate.
număr de telefon pentru păstrarea spectrului
Implementarea unui sistem de management al proceselor
Implementarea unui sistem de management al proceselor, chiar și pentru procese individuale, nu trebuie să fie complicată. Doar urmați acești pași:
Definiți clar scopurile și obiectivele
Aceasta va oferi baza pentru identificarea proceselor critice care trebuie gestionate și îmbunătățite. Asigurând alinierea între sistemul de management al proceselor și strategia generală de afaceri, organizațiile își pot prioritiza eforturile și pot lua decizii mai bune în ceea ce privește optimizarea proceselor.
Harta procesele existente
Aceasta implică documentarea pașilor, intrărilor, ieșirilor și părților interesate implicate în fiecare proces. Exercițiul de cartografiere a proceselor oferă o reprezentare vizuală a secvenței activităților și ajută la identificarea potențialelor blocaje, ineficiențe și redundanțe în procese.
Identificați oportunități de îmbunătățire
Acest lucru se realizează prin evaluarea eficienței, eficacității și performanței fiecărui proces. Indicatorii cheie de performanță (KPI) pot fi definiți pentru a măsura succesul proceselor și pentru a urmări progresul către obiectivele de îmbunătățire.
Optimizați procesele
Îmbunătățirea procesului poate fi realizată printr-o varietate de abordări, cum ar fi:
- Eliminarea pașilor inutile
- Automatizarea sarcinilor manuale
- Redefinirea rolurilor și responsabilităților
- Implementarea celor mai bune practici din standardele din industrie
Prin monitorizarea și analizarea continuă a proceselor, organizațiile pot identifica zonele de optimizare și pot implementa modificări pentru a crește eficiența.
Provocări legate de implementarea unui nou sistem de management al proceselor
Implementarea unui nou sistem de management al proceselor poate veni cu o parte echitabilă de provocări. Iată câteva dintre obstacolele comune pe care organizațiile le pot întâmpina în timpul acestui proces:
Rezistenta la schimbare
Implementarea unui nou sistem de management al proceselor necesită adesea o schimbare a mentalității și schimbări ale fluxurilor de lucru stabilite. Rezistența la schimbare poate veni din partea angajaților care sunt obișnuiți cu procesele existente și pot fi ezitați să adopte noi moduri de lucru.
Lipsa de acceptare
Implementarea cu succes a unui sistem de management al proceselor se bazează pe sprijinul și acceptarea părților interesate cheie. Dacă factorii de decizie și liderii nu înțeleg pe deplin beneficiile sau nu văd valoarea sistemului, poate fi o provocare să obții sprijinul și resursele necesare.
cum să împiedici să apară mcafee
Resurse limitate
Implementarea unui nou sistem necesită investiții în tehnologie, instruire și resurse. Bugetele limitate sau constrângerile de resurse pot pune provocări în ceea ce privește procurarea instrumentelor necesare și alocarea persoanelor potrivite pentru a conduce procesul de implementare.
Management de date
Implementarea unui sistem de management al proceselor implică adesea colectarea și analizarea unor cantități mari de date. Gestionarea și organizarea eficientă a acestor date poate fi o provocare, mai ales dacă organizațiile nu au procese eficiente de gestionare a datelor.
Integrarea cu sistemele existente
Este posibil ca organizațiile să aibă deja sisteme și instrumente stabilite, iar integrarea noului sistem de management al proceselor cu aceste sisteme existente poate fi o sarcină complexă. Asigurarea integrării fără întreruperi și a fluxului fluid de date între diferite sisteme poate prezenta provocări.
Șabloane de management al proceselor
Consultați postarea noastră de blog despre procesele esențiale pentru echipele de resurse umane. Uneori este mai bine să implementați mai întâi BPM în echipele de resurse umane, iar această postare conține 60 de șabloane gratuite pe care echipa dvs. să le încerce.
Dacă vă este dificil să decideți care dintre ele să încercați mai întâi, vă recomand acesta:
Afișați fluxul de lucru Șablon de proces de integrare a angajării noi Faceți clic aici pentru a adăuga acest flux de lucru la dvs cont gratuit Process Street .Cum să vă optimizați sistemul de management al proceselor
Optimizarea sistemului dumneavoastră de management al proceselor înseamnă stabilirea unui sistem de îmbunătățire continuă.
Îmbunătățirea continuă înseamnă să nu te stabilim niciodată. Nu există Acest lucru funcționează grozav, să-l lăsăm așa cum este, ci mai degrabă o atitudine de, Acest lucru funcționează grozav, dar există o modalitate de a o face și mai bună?
Avem o întreagă postare pe blog plină de sfaturi despre cum să folosești imbunatatire continua pentru optimizarea proceselor daca vrei sa inveti mai multe.
