Oliver Peterson 6 iulie 2022 Operațiuni de afaceri Îmbunătățirea continuă fără colectarea de date este ca și cum conduceți țara în fond fără semne sau hartă.
Colectarea datelor este vitală pentru a face îmbunătățiri, deoarece fără ea nu există nicio dovadă reală a vreunei probleme existente.
De ce faci îmbunătățiri? Este într-adevăr o problemă sau ești doar distorsionat de frustrare în acest moment?
Da, frustrarea vă poate oferi indicii despre care este problema rădăcină, dar bazandu-vă numai pe sentimentele voastre nu vă va oferi rezultate exacte pe termen lung.
Acolo poate ajuta colectarea datelor. Funcția noastră Analytics poate fi folosită pentru a prezenta o imagine obiectivă și imparțială a stării curente a oricărui proces dat și pentru a ajuta la evidențierea zonelor potențiale care ar putea fi îmbunătățite.
Deci, să începem prin a parcurge cei 5 pași de îmbunătățire continuă pentru optimizarea procesului:
- Pasul 1: Identificați procesul care trebuie îmbunătățit
- Pasul 2: Evaluați eficacitatea și determinați îmbunătățirile
- Pasul 3: Implementați îmbunătățirile procesului
- Pasul 4: Testați și urmăriți procesul actualizat
- Pasul 5: Optimizați procesul cu automatizare
Pasul 1: Identificați procesul care trebuie îmbunătățit
Niciun proces nu este perfect, dar există unele care vă pot cauza în mod constant probleme. De acolo ar trebui să începi.
Notați procesul care vă irosește cel mai adesea timpul și resursele echipei dvs.
Apoi, va trebui să înțelegeți pe deplin acest proces, răspunzând la următoarele întrebări:
- Care este scopul procesului?
- Când începe și când se termină?
- Care sunt activitățile individuale din cadrul procesului?
- Ce departamente/angajați sunt implicați?
- Ce informații sunt transmise între pași?
Răspunsurile la aceste întrebări ar trebui să ajute la evidențierea tuturor elementelor care compun procesul și la clarificarea modului de abordare optimă a acestuia, începând cu obiectivele specifice pe care încearcă să le atingă acest proces.
De ce ar trebui să vă documentați procesele
Înainte de a merge mai departe, este important să vă întrebați: Cât de bună este documentația mea de proces?
S-ar putea să știți ce procese trebuie actualizate, dar dacă nu aveți o documentație clară a procesului, îmbunătățirea continuă este în esență imposibilă.
dezactivați aplicația de blocare a reclamelor Windows 11
Îmbunătățirea continuă funcționează numai dacă poți să te uiți la modul în care a funcționat ceva înainte și să o compari cu modificările pe care le-ai făcut. A avea o documentație de proces scrisă clar și accesibilă este cea mai bună modalitate de a facilita îmbunătățirea continuă.
Pasul 2: Evaluați eficacitatea și determinați îmbunătățirile
Acum că ați stabilit procesul, este timpul să-i evaluați eficacitatea și să determinați ce îmbunătățiri ar fi cele mai optime.
Începeți prin a înregistra punctele forte și punctele slabe ale procesului. Acest lucru vă va ajuta să înțelegeți ce funcționează și ce nu și unde ar putea fi aduse îmbunătățiri.
S-ar putea să descoperi că unele dintre sarcini nici măcar nu sunt deloc necesare pentru a îndeplini obiectivul final. Dacă vă confruntați cu asta, luați în considerare consolidarea unora dintre aceste sarcini sau chiar să scăpați de ele. Este întotdeauna mai bine să aveți un proces concis și la obiect decât un proces care poate fi prea complicat sau confuz în ceea ce încearcă să realizeze.
Pasul 3: Implementați îmbunătățirile procesului
Dacă aveți procesul dumneavoastră bine documentat sau, mai bine, utilizați un software de gestionare a proceselor , această sarcină ar trebui să fie la fel de ușoară ca să parcurgeți procesul pas cu pas și să faceți modificări pe măsură ce mergeți.
O bună practică pentru îmbunătățirea continuă este să repetați versiuni noi ale unui proces ori de câte ori faceți modificări. Acest lucru ajută la prevenirea distrugerii lucrurilor și facilitează urmărirea și compararea datelor între diferite versiuni ale unui proces, astfel încât să puteți determina cu exactitate dacă modificările sunt sau nu îmbunătățiri cu adevărat.
Un alt sfat este să păstrați un jurnal simplu al oricăror modificări pe care le faceți în fiecare iterație, astfel încât să fie mai ușor să împărtășiți cunoștințele și să vă asigurați că toată lumea înțelege ce modificări au fost făcute, de cine și când.
Pasul 4: Testați și urmăriți procesul actualizat
Testarea este importantă, în primul rând pentru a vă asigura că nu ați spart nimic. Parcurgeți procesul, în mod ideal, în condiții cât mai apropiate de lumea reală, și asigurați-vă că totul funcționează conform așteptărilor.
Luați în considerare obiectivul final al procesului - acesta este încă atins?
Odată ce ați stabilit că îmbunătățirile procesului sunt funcționale, puteți începe să colectați date pentru a evalua succesul oricăror modificări.
Utilizarea Process Street Analytics
A fi capabil să vedeți performanța proceselor dvs., a echipei sau a clienților este esențial pentru a înțelege dacă schimbările pe care le-ați făcut sunt sau nu mai eficiente.
Informații precum progresul sarcinii și fluxurile de lucru active/finalizate vă pot ajuta să localizați blocajele și să vă dați o idee despre modul în care echipa dvs. răspunde la schimbări.
Faceți clic aici pentru a afla mai multe despre funcția Analytics Process Street.
Pasul 5: Optimizați procesul cu automatizare
În acest moment, practic ați terminat. Ați identificat și implementat îmbunătățiri și ar trebui să puteți urmări acele modificări în timp pentru a evalua succesul.
Dar dacă doriți să faceți eforturi suplimentare și să profitați la maximum de software-ul dvs. de gestionare a fluxului de lucru, este timpul să luați în considerare ce sarcini (dacă există) ar putea fi automatizate.
În primul rând – doar pentru a o îndepărta – dacă utilizați hârtie, aproape sigur veți vedea câștiguri de eficiență dacă treceți la managementul proceselor digitale.
cum pot deschide fișierul mdb
Pentru ceilalți dintre voi, dacă transferați date între aplicații (adăugând fișiere Dropbox manual în Google Drive, de exemplu), ar trebui să vedeți dacă puteți elimina sarcinile manuale cu una dintre automatizările noastre native.
De asemenea, merită să verificați Zapier , Power Automate și Make.com deoarece există o mulțime de automatizări disponibile acolo.
Ce părere ai despre cei 5 pași ai noștri de îmbunătățire continuă? Aveți vreun sfat pe care este posibil să l-am omis? Spune-ne în comentariile de mai jos!
