Peste 50 de șabloane SOP gratuite și ușoare (Eșantioane de SOP pentru a înregistra procedurile standard)

Utilizați Process Street pentru a vă gestiona fără efort șabloanele SOP

Șablonul nostru SOP gratuit pentru a scrie rapid și ușor noi proceduri standardizate

Doriți un șablon pentru realizarea procedurilor individuale și un șablon pentru crearea manualului de procedură.

Prima este mai importantă decât a doua. De aceea l-am pus la începutul articolului:

După cum puteți vedea, acel șablon vă arată cum să începeți să creați o nouă procedură de la zero.

Linkul către acel șablon este aici:

Structura șablonului pentru procedura standard de operare (SOP).

Și acel șablon vă poate ghida apoi prin realizarea primelor proceduri de operare standard. Este plin cu resurse suplimentare și exemple de bune practici doar în cazul în care aveți nevoie de ele.

Puteți adăuga acest șablon în cont gratuit, îl puteți edita și apoi fie să îl rulați ca listă de verificare în Process Street, fie să îl exportați ca PDF când ați terminat. Uşor.

Mai jos în articol, veți vedea câteva exemple de manuale de procedură pe care le-am creat și noi. Dar iată câteva link-uri rapide în cazul în care nu doriți să defilați:

• Structura mini-manual
• Exemplu de mini-manual completat

Cum să scrieți proceduri de operare standard în 16 pași simpli

Pentru a vă ajuta să utilizați șabloanele după ce le-ați descărcat, vă vom oferi acestea 16 pași pentru a scrie proceduri standard de operare eficiente .

Le puteți folosi în cadrul unui cadru SOP tradițional, aderând la standardele ISO 9001, sau le puteți folosi pentru a crea procesele care se potrivesc cel mai bine nevoilor dumneavoastră particulare în acest moment al călătoriei afacerii dumneavoastră.

Scrierea procedurilor standard de operare nu trebuie să fie o sarcină epuizantă. Dacă urmați regulile noastre de colaborare, ar putea fi chiar destul de distractiv! (Distractia nu este garantata)

1. Înțelegeți cum vă veți prezenta SOP-urile . Acest pas este despre alegerea șablonului pentru a se potrivi nevoilor procesului. În anumite industrii veți avea cerințe pe care trebuie să le respectați. Dispunerea SOP-urilor dvs. va fi influențată de tipul de informații pe care trebuie să le afișați. Investigați ce standarde internaționale se aplică operațiunilor dvs. de afaceri.
2. Adunați părțile interesate relevante . Pentru a mapa corect procesele utilizate în cadrul companiei, trebuie să aveți membri relevanți ai companiei prezenți. Aceste proceduri standard de operare trebuie să reflecte realitatea, astfel încât să poată fi adaptate și optimizate pentru a îmbunătăți realitatea.
3. Elaborează-ți scopul . Vă documentați procedurile standard de operare pentru a adera la standardele industriei? Sau sunteți sigur că operațiunile dvs. respectă deja, trebuie doar să le documentați? Faceți acest lucru dintr-un impuls general de optimizare a procesului? Cunoașterea răspunsurilor la întrebări ca acestea vă va ajuta să vă prioritizați abordarea.
4. Determinați structura SOP-ului dvs . Există diferite forme pe care le poate lua un document POS. Înainte de a începe unul, înțelegeți dacă acesta trebuie să fie un manual, un mini-manual sau un document de procedură. Cu cât compania dvs. este mai mare, cu atât este mai probabil să creați un manual incredibil de aprofundat.
5. Pregătiți domeniul de aplicare al procedurii . Dacă mapați o singură procedură în documentul la care lucrați, atunci trebuie să înțelegeți exact unde începe procedura și unde se termină. Este important să se definească în mod clar domeniul de aplicare pentru a reduce suprapunerea cu alte documente de procedură. Nu face acest lucru ar duce la ineficiențe.
6. Folosește un stil consecvent . Acesta este mai mult un sfat de scriere, dar trebuie să vă gândiți la scopul documentului pentru a înțelege cum ar trebui să fie scris. Dacă acesta este un document folosit exclusiv pentru a demonstra industriei că aveți SOP-uri documentate, atunci poate că limbajul va fi tehnic și banal. Cu toate acestea, dacă lucrătorii vor folosi acest document ca punct de referință, atunci va trebui să faceți limbajul clar și ușor de acționat.
7. ✍️ Folosiți notarea corectă, dacă este cazul . S-ar putea să existe forme standardizate de transmitere a proceselor în cadrul companiei dvs., dar dacă nu ați putea începe să le implementați. Modelul și notația proceselor de afaceri (BPMN) oferă o modalitate universală de a explica procesele într-un stil vizual concis.
8. Parcurgeți toți pașii necesari ai procesului . Evaluați procesul de la început până la sfârșit și notați fiecare sarcină necesară pe parcurs pentru a finaliza procesul. Acest lucru se poate face sub forma unei liste de puncte cu pix și hârtie sau a unei aplicații pentru luarea de note.
9. ⚠️ Încercați să evaluați potențialele probleme din proces. Dacă doriți să vă îmbunătățiți procesul pe măsură ce lucrați cu documentația, acum este o bună oportunitate de a face acest lucru. Evaluați pașii de bază pe care i-ați înregistrat și întrebați dacă ar mai putea fi adăugat sau eliminat ceva. Dacă ceva ar merge prost în proces, unde s-ar întâmpla? Unde apare în prezent în viața reală?
10. Determinați valorile în funcție de care POS-urile pot fi judecate . Aceasta este o oportunitate excelentă de a face procedurile de operare standard operaționale și de a găsi o modalitate de a evalua impactul lor pozitiv. Ce măsurători alegeți să utilizați va depinde de procesul pe care îl documentați. Valorile cheie pot fi legate de performanță sau viteză sau de o formulă care utilizează ambele variabile.
11. Testați procesul . Pentru a vă asigura că procedurile standard de operare pe care le-ați documentat sunt cele mai eficiente, testați procesul cu angajații care îndeplinesc acele sarcini în fiecare zi. Asigurați-vă că sunt capabili să ofere feedback cu privire la procedurile prezentate, astfel încât să puteți face modificări procesului, procedurilor sau pur și simplu stilului documentului înainte de trimitere.
12. ✉️ Trimite procesul superiorilor . Trimiteți procesul pentru examinare de către managerul dvs. de linie. Alternativ, dacă nu aveți un manager de linie, găsiți un coleg al cărui feedback îl apreciați și trimiteți-i documentul POS înainte de a-l declara complet.
13. Clarificați metoda de optimizare a procesului . Un document de procedură de operare standard ar trebui să urmărească propriile revizuiri în timp. Cu toate acestea, este util să existe un sistem general care să guverneze aceste revizuiri și cum și când apar. Crearea unui proces pentru optimizarea procesului este un mijloc eficient de a furniza această schimbare iterativă.
14. ‍♀️ Evaluați riscul procesului. Un proces implică persoane sau date sau ceva de undeva care poate fi rănit, deteriorat sau pierdut. Asigurați-vă că efectuați o evaluare a riscurilor asupra proceselor dvs. pentru a vă asigura că nu deschideți expunerea la risc a companiei dvs.
15. Luați în considerare crearea unei diagrame de flux . Un ajutor vizual care să-i ajute pe ceilalți să înțeleagă privirea de ansamblu asupra procesului se va dovedi util atât persoanelor care evaluează, cât și urmăresc procesul prezentat în procedurile standard de operare. Includerea unuia mărește nivelul ușor de utilizat al documentului.
16. ✅ Finalizați și implementați POS-urile . Odată ce toți participanții și părțile interesate au semnat documentul și oamenii au fost de acord cu utilizarea acestuia, implementați documentul cu procedura standard de operare pentru procesul necesar și arhivați documentul în mod corespunzător.

Folosind Process Street pentru SOP-urile dvs

Există modalități prin care puteți utiliza un șablon Process Street în mod eficient pentru documentarea procedurilor standard de operare. Avantajul cheie în utilizarea Process Street pentru aceasta este că fiecare proces poate fi rulat ca o listă de verificare de către personal membrii urmând procedurile.

Găsirea unei modalități de a echilibra aspectul standardizat al documentelor procedurilor de operare standard și proprietățile regulate acționabile ale Process Street vă va permite să economisiți timp considerabil de documentare a procesului pe măsură ce compania dumneavoastră avansează.

Cel mai simplu mod de a începe să lucrați la procedurile de operare standard cu Process Street este să începeți pur și simplu să vă documentați procesele.

Nu orice proces documentat trebuie să respecte dictatele ISO . În cadrul sistemului Process Street, un șablon acționează ca proceduri standard pentru o anumită sarcină. Apoi rulați lista de verificare din acel șablon atunci când întreprindeți procesul fără ca acesta să afecteze documentația originală. În esență, exact asta sunt procedurile standard de operare în lumea reală.

Dacă procesele dumneavoastră sunt bine documentate, atunci ați făcut un început bun. Dacă procesele dvs. sunt acționabile, atunci sunt mult mai probabil să fie respectate . Nimănui nu-i place să ridice un manual SOP și să sorteze pagină după pagină pentru a găsi ceva util.

Cu Process Street, ocoliți această barieră și creșteți șansa ca cineva să urmeze procedurile corect. Pe scurt, rularea SOP-urilor prin Process Street ajută la îmbunătățirea aderării la proces .

Iată un exemplu de șablon Process Street SOP :

Acest șablon este conceput pentru să adere la standardele ISO-9001:2015 Mini-Manual de calitate .

Faceți clic aici pentru a accesa acest șablon într-o filă nouă!

De asemenea, puteți găsi o versiune complet completată a acelui șablon aici:

• Mini-manual de operare standard pentru o companie de marketing

Fiind un șablon, îl puteți edita după cum doriți și puteți înlocui textul pe care vi se solicită să îl înlocuiți. Câteva secțiuni inițiale acoperă informațiile cheie referitoare la șablon, în timp ce urmează secțiunea cu proceduri în care este documentat procesul.

Dacă doriți să utilizați acest șablon la nivel de zi cu zi, puteți stoca o copie master într-un folder SOP-uri din Process Street și puteți face o copie a șablonului care ar putea exista într-un folder diferit pentru a fi utilizat de o echipă. Echipa ta ar putea atunci rulați șablonul copiat ca o listă de verificare de fiecare dată când vin să-și asume sarcina.

Aceasta ar fi o modalitate de a face șablonul să fie acționabil în cadrul organizației dvs. odată ce POS-urile au fost documentate.

Dacă doriți să citiți mai multe despre utilizarea Process Street pentru a rula un sistem de management al calității standard ISO, consultați câteva dintre aceste link-uri:

Procesați șabloanele SOP Street pentru fiecare industrie și sector

Faceți clic pe săgețile derulante pentru a obține acces la șabloanele POS legate de industria respectivă. Rețineți că există o mulțime de mai multe șabloane accesibile din biblioteca noastră de șabloane de liste de verificare!

⬇️ Faceți clic aici pentru a vedea șabloanele POS de marketing gata făcute de Process Street

Înscrierea clienților pentru o agenție de marketing (șablon SOP)

Faceți clic aici pentru a deschide șablonul Client Onboarding pentru o agenție de marketing într-o filă nouă!

Testare AB (șablon SOP)

Faceți clic aici pentru a deschide șablonul de testare AB într-o filă nouă!

Crearea unui buletin informativ (șablon POS)

Faceți clic aici pentru a deschide Crearea unui șablon de newsletter într-o filă nouă!

⬇️ Faceți clic aici pentru a vedea șabloanele IT SOP gata făcute de Process Street

Securitate server de e-mail (șablon SOP)

Faceți clic aici pentru a deschide șablonul de securitate pentru serverul de e-mail într-o filă nouă!

Cele mai bune practici pentru copierea datelor despre clienți (șablon SOP)

Faceți clic aici pentru a deschide șablonul de bune practici pentru copierea datelor clientului într-o filă nouă!

Șablon de listă de verificare pentru managementul parolelor de companie (șablon SOP)

Faceți clic aici pentru a deschide șablonul de listă de verificare pentru managementul parolelor de companie într-o filă nouă!

⬇️ Faceți clic aici pentru a vedea șabloanele POS de vânzare cu amănuntul gata făcute de la Process Street

Lista de verificare pentru integrarea angajaților din comerțul cu amănuntul (șablon POS)

Faceți clic aici pentru a deschide șablonul Lista de verificare pentru integrarea angajaților din retail într-o filă nouă!

Lista de produse de comerț electronic (șablon SOP)

Faceți clic aici pentru a deschide șablonul de listare de produse pentru comerțul electronic într-o filă nouă!

Lista de verificare a deschiderii zilnice a magazinului (șablon POS)

Faceți clic aici pentru a deschide șablonul Lista de verificare pentru deschiderea povestirii zilnice într-o filă nouă!

⬇️ Faceți clic aici pentru a vedea șabloanele POS de construcție gata făcute de Process Street

Șablon de propunere de construcție (șablon POS)

Faceți clic aici pentru a deschide șablonul de propunere de construcție într-o filă nouă!

Raport de progres în construcție (șablon POS)

Faceți clic aici pentru a deschide șablonul de raport privind progresul construcției într-o filă nouă!

Șabloane Microsoft Word gratuite pentru a vă construi SOP-urile

Calea tradițională de urmat atunci când cineva dorește să înceapă să-și documenteze procedurile standard de operare este să înceapă sarcina într-un sistem de procesare a textului și să creeze o serie de documente mai mici care, în cele din urmă, se pot reuni pentru a forma un manual mai mare.

In esenta, este ca și cum ai scrie o carte .

Primul șablon pe care îl vom prezenta este unul dintre cele mai utile. Voi explica de ce.

Un șablon de uz general cu note de ghidare

Procedurile de operare standard sunt importante în toate industriile, dar sunt deosebit de apreciate în domeniul sănătății. Vieți sunt în joc și procesele declarate trebuie urmate cu mare atenție.

Mai mult decât să fie un șablon în care puteți introduce informații, acest document conține text evidențiat în fiecare secțiune, care vă explică cum să abordați fiecare sarcină.

În acest sens, documentul acționează ca atât un șablon de scriere, cât și un ghid de scriere ; ghidând clar și concis utilizatorul prin document.

Mai multe șabloane de proceduri de operare standard NHS

Pentru a finaliza șabloanele noastre de procedură de operare standard de uz general, vom reveni la șabloane concepute de Universitatea din Oxford pentru utilizare în cadrul Serviciului Național de Sănătate din Marea Britanie.

Vom prezenta mai multe șabloane de nișă care sunt orientate pentru scopuri specifice. Acestea ar trebui să vă arate cum să construiți SOP-uri complexe, oferindu-vă în același timp șabloane de utilizat în afacerea dvs. dacă aveți aceste nevoi.

Proiectare baze de date Excel

Acest șablon funcționează ca un exemplu de SOP pentru cum se face standardizați configurarea bazelor de date în Microsoft Excel .

Accentul specific al acestui șablon este pe configurarea bazei de date în scopuri de cercetare medicală, dar structura poate fi adaptată pentru a se potrivi oricăror nevoi ale bazei de date. Adevăratul detaliu constă în procedurile pe care le puteți scrie pentru a se potrivi nevoilor dumneavoastră specifice.

Șabloane POS de evaluare a riscurilor pentru a vă revizui procedurile

Sperăm că, până acum, vă veți simți destul de confortabil cu ceea ce este necesar din procedurile dvs. de operare standard și cum le puteți aborda.

Cu toate acestea, nicio procedură standard de operare nu este completă până când evaluările riscurilor nu sunt finalizate.

Ca atare, am inclus aici 5 link-uri pe care le puteți explora . Avem două șabloane special concepute pentru evaluarea riscurilor procedurilor standard de operare plus un document exemplu pentru a vă arăta cum ar putea arăta versiunea finală. Avem apoi două evaluări de risc cu scop general pentru cei dintre voi care nu aspiră la niveluri ISO și care efectuează un proces de documentare mai obișnuit.

Șabloane SOP premium

Dacă sunteți pe piață cu cele mai cuprinzătoare, șabloane SOP de înaltă calitate (a se citi scump) de acolo, nu căutați mai departe decât colecția Bizmanualz scrisă de Chris Anderson, DBA, LSSBB.

Bizmanualz este o bibliotecă premium de șabloane SOP livrate în diferite formate (inclusiv Word) cu produse care se întind de la un singur șablon de procedură la un manual întreg al companiei.

De la manuale complete ale CEO și CFO până la șabloane de proceduri specifice departamentului, cum ar fi manualele de proceduri de contabilitate, finanțe și politici IT, Bizmanualz este cea mai cuprinzătoare colecție SOP de acolo.

Am fost impresionați de biblioteca completă Bizmanualz, care se mândrește cu peste 1.200 de șabloane SOP . Manualele de proceduri acoperă departamentele de bază ale unei afaceri, cuprinzând peste 7.000 de pagini de documentație detaliată a procedurilor, toate disponibile pentru descărcare digitală imediată.

De asemenea, ne place că oferă o mostră pe care o puteți obține gratuit.

Alegeți șablonul SOP potrivit și începeți

Oricât de mult poate fi intimidant atunci când începeți să scrieți proceduri standard de operare pentru prima dată, sperăm că aceste șabloane, explicații și exemple au făcut sarcina la îndemână puțin mai clară.

Odată ce recunoașteți structurile partajate între diferite șabloane, puteți începe să vedeți care sunt elementele esențiale și care sunt incluziunile opționale.

Cu aceste cunoștințe în minte, poți uită-te dincolo de limbajul inutil de verbos utilizate în mod normal în POS pentru a vedea că sunt doar documente de proces foarte amănunțite.

Deci alegeți un șablon – sau două – și începeți să vă documentați prima procedură .

Înainte să-ți dai seama, vei avea la îndemână un întreg manual de nivel ISO!

Ați scris proceduri standard de operare în trecut? Ce resurse ați recomanda cuiva care se apropie de el pentru prima dată? Spune-ne în comentariile de mai jos!