Microsoft Excel fluxurile de lucru sunt un lucru real care există. Stiai asta? Nu eu am. Am crezut că Excel este doar pentru a face diagrame și grafice, dar este adevărat!
De fapt, puteți realiza fluxuri de lucru folosind Excel. Și nici nu trebuie să fie deosebit de complicat. Am crezut că va fi teribil de dificil, dar un flux de lucru de bază poate fi realizat urmând 15 pași simpli.
În acest articol, voi dezvălui pașii construirii unui flux de lucru Excel împreună cu ceea ce îi puteți folosi.
Vom discuta, de asemenea, dacă fluxurile de lucru Excel sunt cu adevărat la zi în lumea modernă a fluxului de lucru și vom analiza câteva alternative excelente.
Să mergem!
Ce este un flux de lucru?
Pentru început, să ne întoarcem la elementele de bază și să dezvăluim ce este de fapt un flux de lucru.
Un flux de lucru este o secvență de pași sau sarcini interconectate necesare pentru a finaliza un anumit proces sau pentru a atinge un anumit scop. Reprezintă fluxul de activități, informații și resurse în cadrul unei organizații sau al mediului de lucru al unui individ.
Fluxurile de lucru sunt concepute pentru a eficientiza și automatiza sarcinile repetitive sau complexe, asigurând că munca progresează eficient și consecvent. Ele oferă un cadru structurat care definește ordinea, dependențele și interacțiunile dintre diferitele activități implicate într-un proces.
Fluxurile de lucru pot fi manuale sau automatizate, în funcție de complexitatea și disponibilitatea instrumentelor sau software-ului pentru a sprijini procesul. Instrumentele de automatizare, inclusiv aplicațiile software sau sistemele de management al fluxului de lucru, pot ajuta la automatizarea și eficientizarea sarcinilor, reducând efortul manual și eroarea umană.
Cum se creează un flux de lucru în Excel
Crearea fluxurilor de lucru cu Excel nu este la fel de simplă precum utilizarea software-ului pentru flux de lucru, deoarece nu a fost conceput pentru a fi un instrument de flux de lucru, este un instrument de calcul pentru foi de calcul. Cu toate acestea, există încă modalități poti sa faci și chiar automatizați fluxurile de lucru folosind Excel, așa că haideți să vedem procesul pas cu pas.
manager de parole windows 10
Pasul 1: Identificați fluxul de lucru
Determinați procesul sau sarcina specifică pe care doriți să o faceți eficientizați folosind Excel . Ar putea fi orice, de la introducerea și analiza datelor la managementul proiectelor sau urmărirea inventarului.
Pasul 2: Definiți intrările și ieșirile
Identificați intrările (date, formulare sau alte resurse) necesare pentru a iniția fluxul de lucru și rezultatele dorite (rapoarte, calcule sau notificări) pe care le așteptați de la proces.
Pasul 3: Planificați pașii
Împărțiți fluxul de lucru în pași sau etape individuale. Luați în considerare ordinea și dependențele fiecărui pas. Pentru fluxuri de lucru complexe, poate fi necesar să utilizați diagrame de flux sau diagrame pentru a vizualiza procesul.
Pasul 4: Creați foi de lucru
Deschideți un nou registru de lucru Excel și creați foi de lucru pentru fiecare pas din fluxul dvs. de lucru. Numiți fiecare foaie de lucru în mod descriptiv pentru a-și reprezenta scopul.
Pasul 5: Proiectați formulare de introducere a datelor
Dacă fluxul dvs. de lucru implică Pasul 6: Introduceți datele
Începeți să introduceți date în foile de lucru sau formularele corespunzătoare. În funcție de fluxul de lucru, poate fi necesar să introduceți datele manual sau să le importați din surse externe.
Pasul 7: Folosiți formule și funcții
Utilizați formulele și funcțiile Excel pentru a automatiza calculele, manipularea datelor și analiza datelor. Utilizați funcții precum
- SUMĂ
- IN MEDIE
- DACĂ
- CĂUTARE V
pentru a efectua calcule și a genera rezultatele dorite.
Pasul 8: Aplicați formatarea și formatarea condiționată
Formatați datele în mod corespunzător pentru a îmbunătăți lizibilitatea. Utilizați formatarea condiționată pentru a evidenția condiții sau modele specifice din datele dvs.
Pasul 9: Creați vizualizări
Pasul 10: Utilizați macrocomenzi
Dacă fluxul dvs. de lucru necesită sarcini repetitive, luați în considerare utilizarea macrocomenzilor pentru a le automatiza. Macro-urile pot fi înregistrate sau scrise folosind VBA (Visual Basic for Applications) pentru a efectua acțiuni și a executa sarcini specifice cu un clic pe un buton.
Pasul 11: Implementați validarea datelor
Aplicați reguli de validare a datelor pentru a asigura integritatea datelor. Utilizați tehnici de validare pentru a limita introducerea datelor la anumite intervale, formate sau liste.
Pasul 12: Adăugați hyperlinkuri și navigare
Dacă fluxul dvs. de lucru implică săriți între diferite părți ale registrului de lucru, creați hyperlinkuri sau butoane de navigare pentru a facilita navigarea.
Pasul 13: Testați și repetați
Odată configurat fluxul de lucru, testați-l cu atenție pentru a vă asigura că funcționează conform așteptărilor. Identificați orice probleme sau zone de îmbunătățire și faceți ajustările necesare pentru a optimiza fluxul de lucru.
Pasul 14: Documentați fluxul de lucru
Creați o documentație clară care subliniază fluxul de lucru, scopul acestuia și pașii implicați. Includeți instrucțiuni despre cum să utilizați și să mențineți fluxul de lucru pentru a asigura coerența.
Pasul 15: instruiți utilizatorii (dacă este cazul)
Dacă alții vor folosi fluxul de lucru, oferiți instruire pentru a vă asigura că înțeleg cum să folosească și să urmărească fluxul de lucru în mod eficient. Asigurați-vă că știu că este mai mult decât o simplă foaie de calcul.
Amintiți-vă, fluxurile de lucru în Excel pot varia de la simplu la complex. Începeți cu un proces simplu și adăugați treptat complexitate pe măsură ce vă familiarizați cu caracteristicile și capabilitățile Excel. Există chiar și unii șabloane pe care le puteți verifica !
Cazuri de utilizare a fluxului de lucru Excel
Excel este un instrument versatil care poate fi aplicat la diferite cazuri de utilizare a fluxului de lucru din industrii și funcții. Iată cinci cazuri comune de utilizare în care fluxurile de lucru Excel pot îmbunătăți semnificativ eficiența și eficientiza procesele:
Introducerea și analiza datelor
Excel este utilizat pe scară largă pentru sarcinile de introducere și analiză a datelor prin crearea de formulare structurate de introducere a datelor, aplicarea validării datelor și utilizarea formulelor și funcțiilor. Puteți automatiza calculele, puteți efectua analize de date și puteți genera rapoarte.
Management de proiect
Excel este un instrument valoros pentru managementul proiectelor, care vă permite să planificați, să urmăriți progresul și să gestionați datele legate de proiect. Puteți crea diagrame Gantt, liste de activități și cronologie pentru a vizualiza programările proiectelor.
Are formatare condiționată care poate fi utilizată pentru a evidenția reperele, termenele limită și căile critice. Prin integrarea datelor de proiect cu formule și funcții, puteți automatiza calculele, puteți monitoriza alocarea resurselor și puteți urmări cheltuielile proiectului.
Bugetare și planificare financiară
Excel este utilizat în mod obișnuit pentru fluxurile de lucru pentru bugetare și planificare financiară. Puteți crea șabloane de buget cuprinzătoare, puteți urmări cheltuielile, estimați veniturile și calculați rapoarte financiare.
Funcțiile sale încorporate, cum ar fi SUM, AVERAGE și IF, vă permit să efectuați calcule și să analizați datele financiare. Conectând foile de lucru și utilizând validarea datelor Excel, puteți asigura o planificare financiară precisă și consecventă.
Gestionarea stocurilor
Pentru fluxurile de lucru de gestionare a stocurilor, puteți urmări și gestiona nivelurile de inventar, mișcările stocurilor și punctele de recomandă. Caracteristica de formatare condiționată poate evidenția nivelurile scăzute ale stocurilor sau datele viitoare de recomandă. Utilizând formule și funcții, puteți automatiza calculele de inventar, cum ar fi recomandarea cantității și evaluarea totală a stocurilor.
Resurse umane
Excel este valoros pentru fluxurile de lucru de resurse umane (HR), inclusiv gestionarea datelor angajaților, urmărirea prezenței, integrarea angajaților și evaluările performanței. Poate fi folosit pentru a crea baze de date ale angajaților, pentru a înregistra detalii personale, pentru a urmări concediile și pentru a calcula salariul.
Folosind formule și funcții, puteți automatiza calculele de prezență, puteți genera rapoarte și puteți efectua analize de resurse umane. Formatarea condiționată poate fi utilizată pentru a identifica evaluările restante sau cerințele de formare.
Caracteristici ale fluxului de lucru Excel
Iată o detaliere a unora dintre funcțiile Excel pe care le-am văzut deja în cazurile de utilizare, împreună cu altele cu adevărat utile:
Introducerea și validarea datelor
Excel oferă o interfață ușor de utilizat pentru introducerea datelor. Puteți crea formulare personalizate de introducere a datelor folosind funcțiile Excel precum validarea datelor, listele derulante și restricțiile de introducere. Acest lucru asigură că datele introduse în registrul de lucru urmează reguli specifice sau sunt conforme cu criterii predefinite.
Calcule și formule
Puteți folosi formule pentru a efectua operații aritmetice de bază, pentru a agrega date, pentru a efectua calcule condiționate și multe altele. Aceste calcule pot fi încorporate în fluxul dvs. de lucru pentru a genera rezultate și a eficientiza procesele.
Formatarea condițională
Formatarea condiționată vă permite să evidențiați condiții sau modele specifice din datele dvs. Prin stabilirea regulilor, puteți forma automat celulele pe baza criteriilor pe care le definiți.
Acest lucru poate fi util pentru identificarea vizuală a datelor, erorilor sau tendințelor importante, facilitând analiza și interpretarea informațiilor.
Analiza datelor
Există diverse instrumente de analiză a datelor, cum ar fi PivotTables, Power Query și Power Pivot, care vă permit să analizați și să transformați eficient seturi de date mari. Aceste instrumente vă pot ajuta să filtrați, să sortați, să grupați și să rezumați datele pentru a extrage informații semnificative.
Logica conditionata si automatizare
Funcțiile și caracteristicile logice condiționate, cum ar fi instrucțiunile IF, funcțiile imbricate și macrocomenzile, vă permit să automatizați procesele și să creați fluxuri de lucru decizionale.
Prin configurarea logicii condiționate, puteți instrui Excel să efectueze diferite acțiuni în funcție de condiții specifice. Macro-urile, create folosind VBA, vă permit să automatizați sarcini repetitive și să executați o serie de acțiuni cu un singur clic.
De ce Excel nu este cel mai bun loc pentru a crea fluxuri de lucru
În timp ce Excel poate fi un instrument util pentru anumite fluxuri de lucru, există limitări care îl pot face mai puțin potrivit pentru fluxuri de lucru complexe sau scalabile. Iată câteva motive pentru care Excel poate să nu fie cea mai bună alegere pentru fluxurile de lucru în anumite scenarii:
Scalabilitate limitată
Scalabilitatea Excel este limitată de dimensiunea și complexitatea datelor și de numărul de utilizatori care accesează registrul de lucru.
Seturile mari de date sau fluxurile de lucru care implică calcule extinse pot cauza probleme de performanță și pot încetini aplicația. Pe măsură ce fluxul de lucru crește în complexitate și numărul de utilizatori crește, Excel poate deveni mai puțin eficient și mai predispus la erori.
Lipsa colaborării în timp real
Deși Excel oferă funcții de colaborare, cum ar fi registre de lucru partajate și urmărește modificările, nu este conceput pentru colaborare în timp real . Mai mulți utilizatori nu pot lucra simultan pe același registru de lucru Excel, iar actualizările făcute de un utilizator pot să nu fie imediat vizibile pentru alții.
Automatizare limitată a fluxului de lucru
Excel oferă capabilități de automatizare de bază prin formule, funcții și macrocomenzi. Cu toate acestea, crearea de fluxuri de lucru automatizate complexe și sofisticate poate necesita instrumente sau limbaje de programare mai avansate.
Capacitățile de automatizare ale Excel ar putea să nu fie suficiente pentru fluxurile de lucru care implică o logică condiționată complicată, integrare cu sisteme externe sau manipulare complexă a datelor.
Integritatea datelor și riscuri de securitate
Fișierele Excel pot fi predispuse la probleme de integritate a datelor, mai ales atunci când mai mulți utilizatori lucrează simultan la același registru de lucru.
Editarea simultană, referințele de formule incorecte sau ștergerea accidentală a datelor pot duce la inconsecvențe și erori ale datelor. În plus, este posibil ca fișierele să nu aibă caracteristici de securitate solide , făcându-le vulnerabile la accesul neautorizat sau la încălcarea datelor.
introduceți rând pe cuvânt
Alternative la fluxurile de lucru Excel
Dacă fluxurile de lucru Excel funcționează bine pentru dvs., grozav! Nu sunt aici să plouă pe parada ta. Faci tot ce e mai bine pentru tine și echipa ta. Du-te mai departe!
Cu toate acestea, dacă ați încercat fluxurile de lucru Excel și acestea nu sunt potrivite pentru dvs., luați în considerare această alternativă: software de gestionare a fluxului de lucru.
Am atins puțin despre asta în prima secțiune când am definit fluxurile de lucru, dar merită să ne uităm puțin mai îndeaproape. Excel nu a fost conceput pentru gestionarea fluxului de lucru. Deși are capacitatea de a face acest lucru, configurarea și întreținerea acesteia se pot complica foarte repede.
Software-ul de gestionare a fluxului de lucru este conceput pentru a face fluxurile de lucru de automatizare a clădirilor rapide și ușoare. Sunt mult mai ușor de utilizat, vin cu multe dintre aceleași caracteristici ca Excel, dar cu mai puține configurații manuale și permit colaborarea în timp real.
Process Street este un instrument excelent pentru fluxul de lucru pe care îl puteți folosi în locul Excel și, dacă doriți să îl vedeți în acțiune și să experimentați cât de diferit este, rezervați o demonstrație gratuită! Un membru al echipei vă va arăta cu plăcere cum funcționează și cum vă poate îmbunătăți fluxurile de lucru.
