Cum se creează un link SharePoint

Prezentare generală a legăturilor SharePoint

SharePoint este o platformă minunată pentru muncă. Are o caracteristică specială: link-uri ! Cu acestea, utilizatorii pot ajunge rapid la fișierele și paginile lor.

Puteți crea o legătură cu tipul de conținut „Legătură către document”. Sau puteți crea o comandă rapidă pentru documente și o puteți utiliza ca link. De asemenea, puteți încerca să personalizați hyperlinkurile SharePoint pentru a le face pe cele ușor de utilizat cu titluri. Sau, utilizați tipuri de câmpuri URL pentru a adăuga hyperlinkuri în timp ce editați în liste sau biblioteci. În plus, puteți dezactiva hyperlinkurile să nu fie partajate în afara organizației. cu setarea URL de mai jos.

Când creați linkuri, iată câteva detalii de reținut:

• Verificați permisiunile pe foldere și pagini.
• Fiți atenți când distribuiți informatii sensibile prin link.
• Întrebați IT sau experți dacă nu sunteți sigur că conectați ceva.

Urmați aceste sfaturi și creați cu ușurință linkuri în SharePoint. Testează-ți întotdeauna linkurile după creare. Distrați-vă cu linkurile!

Crearea unui link SharePoint

Pentru a crea un link SharePoint, trebuie să accesați site-ul SharePoint și să selectați documentul sau elementul pe care doriți să îl partajați. Apoi, faceți clic pe Copiați linkul pentru a genera un link care poate fi partajat. Această secțiune despre crearea unui link SharePoint va acoperi cum să faceți aceste lucruri și multe altele pentru a vă ajuta să partajați în mod eficient documente și informații importante cu echipa dvs.

Accesarea site-ului SharePoint

1. Deschide a browser web
2. Navigheaza catre Pagina de conectare Office 365
3. Tastați dvs email si parola
4. Localizați aplicația SharePoint pe tabloul de bord/pagina de pornire, faceți clic pentru a lansa.
5. Pe pagina principală, familiarizați-vă cu interfață cu utilizatorul și opțiuni pentru colaborare .
6. Dacă ești nou, fă-ți timp explorați și înțelegeți cum funcționează .

Crearea de linkuri în SharePoint este și ușor: localizați documentul/fișierul pe care doriți să-l partajați, faceți clic pe „Copiați linkul” din meniul contextual sau „Obțineți un link”.
Selectați unul dintre patru link-uri disponibile pe baza nivelului de permisiuni de acces (Vizualizare/Editare), opțiuni de securitate (Oricine/Persoane specifice) și data de expirare .

Activați notificările pentru a informa utilizatorii cu privire la modificările făcute în fișiere/documente. Cu doar câteva clicuri, echipa ta poate colabora fără probleme, fără probleme de control al versiunilor.

Accesarea SharePoint nu trebuie să fie complicată, trebuie doar să urmați pașii din acest ghid și să utilizați funcțiile acestuia la maximum. Alegerea nu a fost niciodată mai ușoară!

Selectarea documentului sau articolului

Atunci când selectați un document sau un articol pentru conectarea SharePoint, considerentele cheie sunt relevanță, scop și accesibilitate . Identificați cuvintele cheie, conceptele și obiectivul general pentru a face o alegere informată. Acest lucru va adăuga valoare conținutului dvs. și va îmbunătăți experiența cititorilor.

funcția zi a săptămânii în excel

Optează pentru un format mai simplu, cum ar fi PDF sau Word în loc de foi de calcul interactive complexe. Utilizare metadate sau etichete personalizate pentru a organiza și clasifica conținutul. Creați documente conexe pentru a oferi context și informații de fundal. Selecția atentă face linkuri SharePoint eficient și ușor de utilizat .

Dând clic pe Copiere link

Trebuie să partajați un fișier SharePoint? Făcând clic Copiază legătură este o modalitate ușoară de a oferi acces cuiva. Iată cum:

1. Accesați fișierul în SharePoint.
2. Faceți clic pe punctele de suspensie (...) de lângă numele fișierului.
3. Selectați Copiază legătură din meniul derulant.

În acest fel, puteți copia linkul și îl puteți oferi oricui are nevoie de el. Nu uitați: oricine are linkul poate vizualiza sau edita fișierul (în funcție de nivelul de permisiune). Deci, lăsați doar persoanele autorizate să o aibă.

Fapt amuzant: Copy Link a fost introdus pentru prima dată în SharePoint 2016. O caracteristică atât de mică, dar a făcut partajarea fișierelor mult mai ușoară pentru oamenii de pretutindeni. Partajarea este îngrijorătoare – cu excepția cazului în care este un link SharePoint, atunci trebuie să rămână în siguranță!

Partajarea linkului SharePoint

Pentru a partaja linkul SharePoint în mod eficient, trebuie să luați în considerare două lucruri – permisiunile corespunzătoare și metoda de partajare. Pentru a face acest lucru eficient, verificați permisiunile necesare pe care doriți să le acordați colegului dvs. Apoi, puteți partaja linkul prin e-mail sau mesaj text.

Alegerea permisiunilor corespunzătoare

Permisiunile corecte sunt esențiale atunci când partajați un link SharePoint. Ei decid cine poate accesa și modifica conținutul. Asigurați-vă că acordați permisiunile corespunzătoare pentru a evita orice acces neautorizat.

Stiu trei tipuri de permisiuni în SharePoint: niveluri de permisiuni, permisiuni de grup și permisiuni de utilizator .

• Niveluri de permisiune sunt seturi de permisiuni care specifică acțiuni precum citirea, scrierea sau ștergerea.
• Permisiuni de grup sunt date unui grup de persoane cu nevoi similare de acces.
• Permisiunile utilizatorului sunt date utilizatorilor individuali.

Atribuirea corectă a permisiunii va garanta confidențialitatea echipei dvs., asigurând în același timp succesul. Luați în considerare acordarea unei permisiuni limitate sau restricționate pentru colaboratorii externi care nu necesită acces complet.

TechTarget spune, Permisiunile se bazează pe apartenența unui director la un grup de securitate . Este esențial să clasificați și să gestionați apartenența utilizatorilor la grupurile de securitate pentru o urmărire și auditare mai ușoară.

Linkurile SharePoint facilitează partajarea. Dar fără o atenție adecvată a permisiunilor, poate provoca încălcări ale datelor cu consecințe grave. Alegeți-l pe cel potrivit, ținând cont de nevoile proiectului dvs.

Trimiterea linkului prin e-mail sau text

Partajați linkul SharePoint cu colegii prin e-mail sau text! Doar copiați din SharePoint și lipiți-l în mesaj. Adăugați un mesaj pentru a oferi context despre link.

Verificați dacă toată lumea are acces sau trebuie să li se acorde acces înainte de partajare .

Securitatea este critică atunci când informațiile de pe site-ul SharePoint sunt sensibile sau confidențiale . Protejează cu parolă linkul sau utilizați un serviciu de mesagerie criptat.

Sfat pro: Utilizați textul hyperlink personalizat în loc de o adresă URL lungă când trimiteți linkul SharePoint în e-mail. Mai clar și mai ușor pentru destinatari să înțeleagă pe ce fac clic.

Editarea sau eliminarea unei legături SharePoint

Pentru a edita sau elimina un link SharePoint, accesați opțiunea Gestionare legături. Acest lucru vă va oferi posibilitatea de a actualiza sau șterge linkul după cum este necesar. Știind cum să efectuați aceste sarcini simple, vă puteți menține legăturile SharePoint organizate și actualizate cu doar câteva clicuri.

Accesarea opțiunii de gestionare a legăturilor

Accesați opțiunea Gestionare legături pentru a gestiona legăturile SharePoint . Urmați acești pași:

1. Navigați la pagina cu linkul
2. Plasați cursorul și faceți clic pe cele trei puncte care apar
3. Apoi alegeți Editare link sau Eliminare link

Rețineți că numai utilizatorii cu permisiunile potrivite pot modifica sau elimina linkurile SharePoint din motive de securitate .

SharePoint 2010 este locul unde a început totul! Funcția Gestionați linkurile a fost creată pentru a face întreținerea site-ului web mai ușoară pentru toată lumea. Este o necesitate pentru actualizarea și păstrarea proaspătă a conținutului. Actualizarea sau ștergerea linkului SharePoint este acum simplă și fără stres !

Actualizarea sau ștergerea linkului

Actualizați sau ștergeți un link SharePoint? Super simplu! Urmați doar acestea 6 pași :

1. Conectați-vă la site-ul dvs. și navigați la pagină.
2. Plasați cursorul peste link pentru a deschide pictograma de editare.
3. Actualizați adresa URL sau descrierea sau selectați „Eliminați linkul” pentru a o șterge.
4. Faceți clic pe „OK” pentru a salva sau „Anulați” pentru a anula.
5. Actualizează pagina pentru a confirma că linkul a fost actualizat/eliminat.
6. Repetați pentru alte link-uri care necesită actualizare/eliminare.

Este important să rețineți că ștergerea unui link nu va șterge niciun fișier/document conectat; luați măsuri suplimentare, dacă este necesar.

În plus, oferă SharePoint urmărirea istoricului versiunilor pentru fiecare link astfel încât utilizatorii să poată reveni la versiuni specifice după cum este necesar.

SharePoint a apărut pentru prima dată în 2001 ca parte a Microsoft Office, dar acum este un produs de sine stătător folosit de organizații din întreaga lume. Organizați-vă legăturile SharePoint ordonat cu etichete și fără capete libere!

găsiți cheia de recuperare a bitlockerului

Cele mai bune practici pentru legăturile SharePoint

Pentru a asigura succesul linkurilor dvs. SharePoint, utilizați aceste bune practici. Prin utilizarea numelor descriptive ale linkurilor, revizuirea și ștergerea regulată a linkurilor și menținerea permisiunilor corespunzătoare, puteți optimiza funcționalitatea linkurilor dvs.

Utilizarea numelor de legături descriptive

Pentru o comunicare eficientă pe SharePoint, numele descriptive ale linkurilor sunt obligatorii . Evitați expresiile precum clic aici și utilizați etichete care descriu clar conținutul paginii. Numele descriptive ale linkurilor ajută utilizatorii să navigheze cu ușurință pe site-ul dvs și facilitați citirea conținutului dvs. de către motoarele de căutare.

Când scrieți nume de linkuri, concentrați-vă pe conținutul paginii. În loc de Faceți clic aici pentru a afla despre serviciile noastre , utilizare Explorați lista noastră cuprinzătoare de servicii . Păstrați etichetele scurte, ușor de utilizat și fără jargon.

Asigurați-vă că numele linkurilor reflectă corect conținutul legat . Dacă utilizatorii dau clic pe un link cu informații incorecte, aceasta le afectează experiența pe site-ul dvs. Înainte de a publica orice link, verificați din nou dacă eticheta reflectă conținutul paginii.

Numele descriptive ale linkurilor pe SharePoint îmbunătățesc experiența utilizatorului și beneficiază de SEO. Păstrați etichetele exacte, concise și concentrate pe conținutul paginii . În acest fel, veți crea o platformă ușor de navigat pentru vizitatori.

Revizuirea și ștergerea în mod regulat a linkurilor

Ștergerea regulată a linkurilor inutile este esențială pentru a vă menține site-ul SharePoint sănătos. Iată ce trebuie să aveți în vedere atunci când examinați și ștergeți linkurile:

1. Vezi dacă linkul este încă relevant și dacă cineva din echipa ta îl folosește.
2. Aflați dacă linkul vă duce la o pagină deteriorată sau învechită și dacă există o sursă mai bună.
3. Examinați linkurile create pentru lucruri temporare, cum ar fi înregistrarea la evenimente și ofertele expirate.
4. Scapa de linkurile duplicate care conduc la acelasi continut; acestea pot deruta utilizatorii și pot face site-ul dvs. să pară neîngrijit.
5. Creați categorii pentru link-urile dvs. Pune-le pe cele care nu sunt folosite des într-un folder de arhivă.
6. Utilizați instrumente de urmărire a linkurilor pentru a monitoriza ce link-uri sunt cele mai accesate de utilizatorii de pe site-ul dvs.

Amintiți-vă, nu toate linkurile trebuie șterse, ci doar cele care nu sunt utile sau necesare. Curățarea site-ului dvs. SharePoint va îmbunătăți eficiența și experiența utilizatorului.

Sfat pro: Atribuiți un proprietar de site pentru a supraveghea orice modificări sau întreținere efectuate la SharePoint Links. Astfel, nimic nu este uitat și totul rămâne organizat.

Și amintiți-vă: a oferi tuturor acces la tot ce este pe SharePoint este ca și cum ați permite întregului dvs. cartier să scormonească prin sertarul pentru lenjerie!

Menținerea permisiunilor corespunzătoare

Este esențial să vă asigurați că utilizatorii au acces doar la informațiile necesare - configurați grupuri și atribuiți permisiuni în funcție de roluri. Examinați și actualizați în mod regulat aceste permisiuni pe măsură ce angajații vin și pleacă sau rolurile se schimbă. Luați în considerare instrumentele automate de gestionare a permisiunilor pentru a reduce actualizările manuale.

Un exemplu clasic de permisiuni necorespunzătoare a avut loc în 2014, când un contractant al Departamentului de Apărare al SUA a scurs documente clasificate printr-un site SharePoint nesecurizat.

Menținerea permisiunilor adecvate este esențială pentru securitatea datelor SharePoint. A își aminti să revizuiți și actualizați frecvent și folosiți instrumente automate pentru a vă proteja compania de orice scurgeri sau încălcări.

Concluzia și recapitularea pașilor

SharePoint este un instrument excelent pentru afaceri! Cu doar câteva clicuri, puteți crea cu ușurință un link SharePoint. Iată un memento despre cum să o faci:

1. Accesați site-ul dvs. SharePoint.
2. Alegeți fișierul sau folderul pe care doriți să îl partajați.
3. Faceți clic pe Partajare în colțul din dreapta sus.
4. Copiați linkul și partajați-l colegilor sau colegilor de echipă prin e-mail sau aplicații de mesagerie.

Nu uitați – puteți personaliza permisiunile pentru fișiere și foldere individuale. Dar cel mai bine este să folosiți cele mai bune practici de securitate.

Rețineți că luarea măsurilor corecte de control al accesului vă poate ajuta să vă protejați datele. Înainte de a partaja linkurile, evaluați și analizați cerințele de acces.

Crearea de link-uri SharePoint ajută la comunicarea într-o organizație. Acest lucru va crește productivitatea și eficiența. Nu lăsați teama de a rata o echipă să vă împiedice să utilizați acest instrument. Începeți să creați acele linkuri și ajutați la îmbunătățirea colaborării între echipe.

întrebări frecvente

1. Ce este SharePoint?

SharePoint este o platformă web de colaborare și gestionare a documentelor dezvoltată de Microsoft. Permite utilizatorilor să creeze și să gestioneze site-uri, documente, biblioteci, liste și multe altele.

doc u sign login

2. Cum creez un link SharePoint?

Pentru a crea un link SharePoint, accesați documentul sau fișierul la care doriți să faceți legătura, faceți clic pe punctele de suspensie (...) din colțul din dreapta sus și selectați Copiați linkul din meniul derulant. Puteți apoi să lipiți linkul oriunde doriți.

3. Pot personaliza linkul SharePoint?

Da, puteți personaliza linkul SharePoint făcând clic pe butonul Setări de lângă linkul pe care l-ați copiat și selectând Setări din meniul derulant. De acolo, puteți alege să permiteți editarea, să setați date de expirare și multe altele.

4. Cum partajez un link SharePoint?

Pentru a partaja un link SharePoint, pur și simplu copiați linkul așa cum este descris mai sus și trimiteți-l persoanei sau persoanelor cărora doriți să-l partajați. De asemenea, puteți partaja linkul prin e-mail, Microsoft Teams sau alte instrumente de colaborare.

5. Este posibil să revocați un link SharePoint?

Da, puteți revoca un link SharePoint accesând meniul Setări pentru link și selectând Modificați permisiunile linkului. De acolo, puteți elimina accesul pentru anumite persoane sau grupuri sau chiar puteți modifica linkul, astfel încât să nu mai fie accesibil.

6. Cum gestionez linkurile SharePoint?

Puteți gestiona linkurile SharePoint accesând secțiunea Linkuri a site-ului dvs. SharePoint. De acolo, puteți vedea toate linkurile pe care le-ați creat, puteți modifica setările acestora și chiar să le ștergeți dacă este necesar.